- Pengertian Manajemen
Menurut Prof. Oei Liang Lee, manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan,
mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia
dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
Manajemen merupakan suatu proses yang melibatkan kegiatan perencanaan,
pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian yang dilakukan untuk mencapai sasaran
perusahaan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya.
- Tingkatan Manajemen
ü Manajemen Puncak (Top
Management)
Sering disebut pula manajemen
tertinggi atau eksekutif kunci, misalanya Dewan Direktur, Direktur Utama,
Presiden Direktur, dan para pejabat eksekutif lainnya. Menajemen puncak
bertugas mengembangkan rencana-rencana yang luas dan melakukan pengambilan
keputusan strategis. Jadi, keterampilan yang dibutuhkan di sini adalah keterampilan
yang bersifat konseptual (Conseptual Skills). Adapun tanggung jawab dari
manajemen ini ialah :
- Membuat pabrik baruuntuk memperluas produksi dan meningkatkan penjualan.
- Mengomunikasikan rencana-rencana tersebut kepada seluruh manajer.
ü Manajemen Menengah
(Middle Management)
Termasuk dalam kategori
manajemen menengah ini adalah pimpinan pabrik, kepala divisi, kepala seksi, dan
kepala bagian. Tanggunga jawab yang harus dilaksanakan pada manajer tingkat ini
adalah mengembangkan rencana-rencana operasi untuk melaksanakan semua rencana
yang telah disusun manajemen puncak. Keterampilan yang dibutuhkan di sini
adalah keterampilan yang bersifat manajerial (Managerial Skills). Adapun
tanggung jawab dari manajemen ini ialah :
- Menentukan berapa banyak karyawan baru yang akan direkrut.
- Menentukan bagaimana dapat mengenakan harga yang lebih rendah untuk meningkatkan penjualan.
- Menentukan bagaimana cara meningkatkan iklan guna meningkatkan penjualan.
- Menentukan bagaimana mendapatkan dana untuk mendanai ekstanti.
ü Manajemen Operasional
(Operating Management)
Para menejer di tingkat ini
bertanggung jawab untuk melaksanakan semua rencana yang telah dibuat manajemen
menengah serta bertugas untuk mengawasi para pekerja dalam menjalankan
pekerjaan sehari-hari. Manajer operasional sering pula disebut pengawas tingkat
pertama (First Line Supervisor). Karena itu, keterampilan yang dibutuhkan di
tingkat ini adalah keterampilan yang bersifat teknik(Technical Skills). Adapun
tanggung jawab dari manajemen ini ialah :
- Melakukan pembagian tugas kepada karyawan-karyawan baru yang direkrut.
- Menentukan jadwal waktu bagi para karyawan baru yang direkrut.
3.
Fungsi-fungsi Manajemen
Dari defenisi tentang
manajemen tersebut, dapatlah diambil kesimpulan bahwa manajemen memiliki
beberapa fungsi, yaitu :
ü Perencanaan
Fungsi perencanaan mencerminkan
persiapan yang dilakukan oleh perusahaan untuk menghadapi kondisi-kondisi
bisnis di masa mendatang. Sehingga membawa perusahaan ke sasaran atau tujuan
yang ingin dicapai di masa yang akan datang.
►
Bentuk-bentuk Perencanaan
a. Tujuan
Tujuan merupakan suatu sasaran
dimana kegiatan itu diarahkan, dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai
dalam jangka waktu tertentu. Semua orang harus mengetahui tujuan dalam
organisasi yang hendak dicapainya, agar kegiatan-kegiatan yang dilakukannya
tidak saling bertentangan. Cara yang mereka tempuh dapat berbeda-beda sesuai
dengan pembagian tugas masing-masing orang.
b. Kebijakan
Kebijakan adalah suatu
pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan
terhadap tindakan-tindakan yang dijalani untuk mencapai tujuan.
c. Strategi
Strategi merupakan tindakan
penyesuaian dari rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan yang telah
ditetapkan, yaitu bagaimana perusahaan akan melaksanakan misinya. Perlunya
diadakan penyesuaian ini disebabkan oleh adanya berbagai macam reaksi. Oleh
karena itu dalam membuat strategi haruslah memperhatikan beberapa faktor
seperti : ketetapan waktu, ketetapan tindakan yang akan dilakukan dan
sebagainya.
d. Prosedur
Prosedur merupakan rangkaian
tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang. Jadi, prosedur ini lebih
menitik-beratkan pada suatu tindakan. Adanya prosedur akan lebih memudahkan
pelaksanaan semua aktivitas dalam organisasi.
e. Aturan
Aturan adalah suatu tindakan
yang akan spesifik dan merupakan bagian dari prosedur. Aturan-aturan yang
saling berkaitan dapat dikelompokkan menjadi satu golongan, disebut prosedur.
f. Program
Program merupakan campuran
antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian
tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget); semuanya ini akan menciptakan
adanya tindakan. Dalam organisasi, biasanya program dibuat dua macam, yakni :
program umum dan program khusus. Program umum meliputi seluruh organisasi,
sedangkan program khusus hanya mencakup kegiatan-kegiatan dari masing-masing
bagian yang ada dalam organisasi tersebut.
►
Kegunaan Perencanaan
a. Mengurangi
ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang
b. Mengarahkan perhatian
pada tujuan
c. Memperingan biaya
d. Merupakan sarana
untuk mengadakan pengawasan
e. Untuk
mengidentifikasi peluang masa depan
f. Mengembangkan
rangkaian langkah strategik dan taktik
►
Langkah-langkah Menyusun Perencanaan
a. Menetapkan tujuan
Tujuan menggambarkan tentang
apa yang diharapkan dapat dicapai dan merupakan suatu titik akhr tentang apa
yang harus dikerjakan. Selain itu, tujuan menggambarkan pula tentng apa yang
harus dicapai setelah dibuatnya pola kerja daripada kebijakan, strategi,
prosedur, aturan, anggaran, dan program.
b. Menyusun
anggapan-anggapan
Langkah kedua yang harus
dilakukan dalam menyusun perencanaan adalah menciptakan, mencari kesesuaian
penggunaan dan menyebarkan anggapan perencanaan. Anggapan-anggapan yang dicari
adalah anggapan yang diperkirakan dapat memberikan pengaruh terhadapsuatu
remcana, baik anggapan yang berasal dari luar maupun anggapan yang berasal dari
dalam; semuanya ini dapat diperoleh dengan mengadakan peramalan (forecasting).
c. Menentukan berbagai
alternatif tindakan
Banyak sekali cara yang dapat
ditempuh untuk mencapai suatu tujuan. Tetapi, semua cara yang ada belum tentu
dapat digunakan; ada cara yang tidak sesuai dengan kondisi perusahaan dan ada
pula cara yang sudah sesuai. Oleh karena itu, agar tujuan dapat tercapai
sebaiknya dipilih cara-cara yang ssuai saja.
d. Mengadakan
pernialaian terdahap alternatif-alternatif tindakan yang sudah dipilih
Dalam langkah keempat ini,
dilakukan usaha-usaha untuk mencari alternatif mana yang akan memberikan hasil
maksimal dengan pengeluaran tertentu. Jadi, di sini berlaku konsep ekonomi.
e. Mengambil keputusan
Setelah diadakan pernialaian
dengan mengadakan pembandingan serta pertimbangan-pertimbangan yang matang
terhadap berbagai alternatif, barulah diambil keputusan tentang alternatif mana
yang diharapkan dapat mencapai tujuan.
f. Menyususun rencana
pendukung
Setelah langkah kelima dapat
terselesaikan, boleh dikatakan langkah penyusun perencanaan sudah selesai.
Namun demikian sering terjadi bahwa dengan dibuatnya suatu perencanaan
membutuhkan pula dukungan dari perencanaan yang lain. sebagai contoh,
Perusahaan Jawatan Kereta Api telah memutuskan untuk menambah kereta api baru
pada jalur-jalur yang ada di Jawa. Keputusan ini diambil dengan tujuan untuk
meningkatkan pelayanan angkutan kepada masyarakat. Dengan adanya rencana
tersebut PJKA masih harus merencanakan jumlah kebtuhan tenaga kerja yang
melayani kereta api tersebut, pemeliharaan, jadwal perjalanan, dan sebagainya.
►
Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan
a. Sulitnya mencari
anggapan secara teliti
b. Perubahan yang sangat
cepat
c. Kekakuan internal
d. Kekakuan eksternal
e. Waktu dan biaya
►
Langkah-langkah Pengambilan Keputusan
§ Mengidentifikasi
berbagai kemungkinan keputusan yang konsisten dengan rencana strstegis
perusahaan
§ Mengumpulkan
informasi mengenai seluruh kemungkinan keputusan
§ Memperkiakan biaya
dan manfaat dari setiap kemungkinan keputusan
§ Mengambil keputusan
dan mengimplementasikan keputusan terbaik
§ Secara berkala
mengevaluasi keputusan sebelumnya untuk memastikan perlu tidaknya dilakukan
perubahan
ü Pengorganisasian
Fungsi pengorganisasian dapat
dikatakan sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi,
personalia dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat
bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan. Fungsi pengorganisasian dapat
dikatakan sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi,
personalia dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat
bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan.
Pengorganisasian yang baik
dapat memberikan beberapa keuntungan sebagai berikut:
- Dapat terbina hubungan yang baik antaranggota organisasi, maupun antarorganisasi sehingga mempermudah pencapaian tujuan organisasi.
- Setiap anggota organisasi dapat mengetahui dengan jelas tugas dan kewajiban serta tanggung jawab.
ü Pengarahan
Pengarahan merupakan aspek
hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia
mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk
mencapai tujuan. Kegiatan pengarahan banyak menyangkut masalah pemberian
motivasi kepada bawahan, masalah kepemimpinan, serta masalah pengembangan
komunikasi.
- Motivasi
Motivasi merupakan proses
pemberian motif (penggerak) kepada karyawan untuk dapat bekerja sedemikian rupa
sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien dan efektif. Dalam
memberikan motivasi, manajer harus mempengaruhi sikap bawahan agar mereka
bersedia menjalankan tugas-tugasnya selaras dengan tujuan organisasi. Ada dua
jenis motivasi, yaitu :
- Motivasi Positif
Yaitu proses mempengaruhi
orang lain dengan memberikan tambahan tingkat kepuasan tertentu,
misalnyamemberikan promosi, tambahan penghasilan, menciptakan kondisi kerja yang
nyaman, dan sebagainya.
- Motivasi Negatif
Yaitu proses mempengaruhi
orang lain dengan memberikan ancaman atau mendorong seseorang untuk melakukan
sesuatu dengan terpaksa, misalnya memberikan ancaman dengan penurunan pangkat,
pemotongan gaji, atau dipecat dari jabatan.
- Kepemimpinan
Kepemimpinan adalah kemampuan
seseorang untuk mempengaruhi, memotivasi dan mengarahkan orang lain untuk
mencapai tujuan-tujuan tertentu. Seorang pemimpin dapat mengarahkan dan
mempengaruhi bawahan agar bersedia melaksanakan tugas-tugasnya, apabila ia
memiliki keterampilan-keterampilan berikut:
- Berbagi kekuasaan
Yaitu kemampuan untuk berbagi
pengaruh dan kendali dengan bawahan
- Intuisi
Kemampuan untuk memantau dan
mendiagnosa situasi, mengantisipasi perubahan, mengambil risiko, dan membangun
kepercayaan.
- Pemahaman diri
Kemampuan untuk mengenali
kekuatan dan mengkompensasikan kelemahan yang ada pada dirinya.
- Tampakan
Kemampuan untuk membayangkan
situasi di masa depan yang berbeda dan lebih baik dari yang sekarang.
- Komunikasi
American Training Director
memberikan defnisi komunikasi sebagai pertukaran pikiran atau informasi supaya
terdapat saling pengertian serta hubungan antar manusia secara serasi. Newman
mengemukakan bahwa komunikasi merupakan pertukaran fakta-fakta, gagasan, pendapat
dan perasaan oleh dua orang atau lebih. Sedangkan Kontz dan O’Donell
mengartikan komunikasi sebagai suatu pemindahan informasi antara orang yang
satu dengan lainnya.
Dari defenisi-defenisi diatas,
dapt disimpulkan bahwa komunikasi merupakan proses penyampaian informasi dari
pengirim kepada penerima sehingga informasinya dapat dipahami oleh penerima.
Lebih lanjut, komunikasi merupakan kegiatan timbal balik dalam memberikan
keterangan dan ide. Dalam pelaksanaan kegiatan operasional suatu organisasi,
terdpaat tiga macam komunikasi, yaitu :
- Komunikasi ke bawah (Downward communication)
Yaitu komunikasi yang
disampaikan dari pimpinan kepada bawahan.
- Komunikasi ke atas (Upward communication)
Yaitu komunikasi yang
disampaikan bawahan kepada atasan.
- Komunikasi horizontal (Horizontal communication)
Komunikasi ini disampaikan
oleh dan untuk para anggota organisasi. Bisa saja dalam bentuk pemeriksaan
ulang bersama untuk memperoleh persetujuan.
ü Pengendalian
Pengendalian merupakan
aktivitas untuk menemukan, mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari
hasil yang telah dicapai, dibandingkan dengan rencana kerja yang telah
ditetapkan sebelumnya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi
penyimpangan. Adapaun langkah-langkah dalam proses pengendalian, yaitu :
- Menetapkan standart dan metode
Langkah ini untuk mengukur
hasil pekerjaan yang telah dilakukan, misalnya berapa target produksi dan
penjualan yang ingin dicapai.
- Mengukur prestasi kerja
Pelaksanaan langkah kedua ini
merupakan proses yang berkesinambungan serta berulang-ulang dan frekuensinya
tergantung pada jenis aktivitasnya.
- Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standart
Langkah ini dilakukan untuk
mengetahui sampai seberapa jauh adanya penyimpangan yang telah terjadi. Selain
itu, langkah ini juag dapat dipakai untuk mengetahui adanya gejala-gejala
tentang semakin besarnya penyimpangan yang mungkin terjadi.
- Mengambil tindakan koreksi
Tindakan koreksi diperlukan
apabila terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan, misalnya mengadakan beberapa
perubahan terhadap aktivitas organisasi atau standart kerja yang ada.
4. Keahlian atau Keterampilan Manajer
1. Conceptual Skill
Kemampuan kognitif (pengalaman, integensia) untuk
melihat organisasi secara keseluruhan dan keetrkaitan diantara
bagian-bagiannya. Berarti kemapuan untuk berfikir strategis (mengambil
pandangan yang luas dan bersifat jangka panjang).
2. Human Skill
Kemampuan manajer untuk bekerja dengan dan melalui
orang lain
3. Technical Skill
Pemahaman dan kefasihan dalam melakukan tugas
tertentu, mencakup penguasaan metode, teknik dan peralatan yang digunakan.
5.
Panduan Manajer Dalam
Memanajemen Waktu
§ Menyusun prioritas
dengan tepat untuk menempatkan fokus pada tanggung jawab pekerjaan yang
terpenting
§ Menjadwalkan interfal
waktu yang lebih panjang untuk pekerjaan penting agar dapat memusatkan
perhatian pada pekerjaan tersebut hingga selesai
§ Meminimalisasi
gangguan aar dapat menyeleasikan penugasan
§ Membuat tujuan jangka
pendek agar dapat menyelesaikan proyek-proyek jangka panjang secara bertahap
§ Mendelegasikan
sebagian pekerjaan yang dapat diselesaikan sendiri oleh karyawan
Dalam interaksi dan interelasi sosial antar
individu atau antar kelompok, konflik sebenarnya merupakan hal alamiah. Dahulu
konflik dianggap sebagai gejala atau fenomena yang tidak wajar dan berakibat
negatif, tetapi sekarang konflik dianggap sebagai gejala yang wajar yang dapat
berakibat negatif maupun positif tergantung bagaimana cara mengelolanya.
Dari pandangan baru dapat kita lihat bahwa
pimpinan atau manajer tidak hanya wajib menekan dan memecahkan konflik yang
terjadi, tetapi juga wajib untuk mengelola/memanaj konflik sehingga aspek-aspek
yang membahayakan dapat dihindari dan ditekan seminimal mungkin, dan
aspek-aspek yang menguntungkan dikembangkan semaksimal mungkin.
ü Penyebab Konflik
Konflik di dalam organisasi dapat disebabkan oleh
faktor-faktor sebagai berikut:
A. Faktor Manusia
1. Ditimbulkan oleh
atasan, terutama karena gaya kepemimpinannya.
2. Personil yang
mempertahankan peraturan-peraturan secara kaku.
3. Timbul karena
ciri-ciri kepriba-dian individual, antara lain sikap egoistis, temperamental,
sikap fanatik, dan sikap otoriter.
B. Faktor Organisasi
1. Persaingan dalam
menggunakan sumberdaya.
Apabila sumberdaya baik berupa uang, material,
atau sarana lainnya terbatas atau dibatasi, maka dapat timbul persaingan dalam
penggunaannya. Ini merupakan potensi terjadinya konflik antar unit/departemen
dalam suatu organisasi.
2. Perbedaan tujuan
antar unit-unit organisasi.
Tiap-tiap unit dalam organisasi mempunyai
spesialisasi dalam fungsi, tugas, dan bidangnya. Perbedaan ini sering mengarah
pada konflik minat antar unit tersebut. Misalnya, unit penjualan menginginkan
harga yang relatif rendah dengan tujuan untuk lebih menarik konsumen, sementara
unit produksi menginginkan harga yang tinggi dengan tujuan untuk memajukan
perusahaan.
3. Interdependensi tugas.
Konflik terjadi karena adanya saling
ketergantungan antara satu kelompok dengan kelompok lainnya. Kelompok yang satu
tidak dapat bekerja karena menunggu hasil kerja dari kelompok lainnya.
4. Perbedaan nilai dan
persepsi.
Suatu kelompok tertentu mempunyai persepsi yang
negatif, karena merasa mendapat perlakuan yang tidak “adil”. Para manajer yang
relatif muda memiliki presepsi bahwa mereka mendapat tugas-tugas yang cukup
berat, rutin dan rumit, sedangkan para manajer senior men¬dapat tugas yang
ringan dan sederhana.
5. Kekaburan
yurisdiksional.
Konflik terjadi karena batas-batas aturan tidak
jelas, yaitu adanya tanggung jawab yang tumpang tindih.
6. Masalah “status”.
Konflik dapat terjadi karena suatu unit/departemen
mencoba memperbaiki dan meningkatkan status, sedangkan unit/departemen yang
lain menganggap sebagai sesuatu yang mengancam posisinya dalam status hirarki
organisasi.
7.
Hambatan komunikasi.
Hambatan komunikasi, baik dalam perencanaan,
pengawasan, koordinasi bahkan kepemimpinan dapat menimbulkan konflik antar
unit/ departemen.
ü Akibat-akibat Konflik
Konflik dapat berakibat negatif maupun positif
tergantung pada cara mengelola konflik tersebut.
Akibat negatif dari konflik:
§ Menghambat
komunikasi.
§ Mengganggu kohesi
(keeratan hubungan).
§ Mengganggu kerjasama
atau “team work”.
§ Mengganggu proses
produksi, bahkan dapat menurunkan produksi.
§ Menumbuhkan ketidakpuasan
terhadap pekerjaan.
§ Individu atau
personil menga-lami tekanan (stress), mengganggu konsentrasi, menimbulkan
kecemasan, mangkir, menarik diri, frustrasi, dan apatisme.
Akibat Positif dari konflik:
§ Membuat organisasi
tetap hidup dan harmonis.
§ Berusaha menyesuaikan
diri dengan lingkungan.
§ Melakukan adaptasi,
sehingga dapat terjadi perubahan dan per-baikan dalam sistem dan prosedur,
mekanisme, program, bahkan tujuan organisasi.
§ Memunculkan keputusan-keputusan yang bersifat inovatif.
§ Memunculkan persepsi
yang lebih kritis terhadap perbedaan pendapat.
ü Cara atau Taktik Mengatasi Konflik
Mengatasi dan menyelesaikan suatu konflik bukanlah
suatu yang sederhana. Cepat-tidaknya suatu konflik dapat diatasi tergantung
pada kesediaan dan keterbukaan pihak-pihak yang bersengketa untuk menyelesaikan
konflik, berat ringannya bobot atau tingkat konflik tersebut serta kemampuan
campur tangan (intervensi) pihak ketiga yang turut berusaha mengatasi konflik
yang muncul.
1. Diatasi oleh
pihak-pihak yang bersengketa:
§ Rujuk: Merupakan
suatu usaha pendekatan dan hasrat untuk kerja-sama dan menjalani hubungan yang
lebih baik, demi kepentingan bersama.
§ Persuasi: Usaha
mengubah posisi pihak lain, dengan menunjukkan kerugian yang mungkin timbul,
dengan bukti faktual serta dengan menunjukkan bahwa usul kita menguntungkan dan
konsisten dengan norma dan standar keadilan yang berlaku.
§ Tawar-menawar: Suatu
penyelesaian yang dapat diterima kedua pihak, dengan saling mempertukarkan
konsesi yang dapat diterima. Dalam cara ini dapat digunakan komunikasi tidak
langsung, tanpa mengemukakan janji secara eksplisit.
§ Pemecahan masalah
terpadu: Usaha menyelesaikan masalah dengan memadukan kebutuhan kedua pihak.
Proses pertukaran informasi, fakta, perasaan, dan kebutuhan berlangsung secara
terbuka dan jujur. Menimbulkan rasa saling percaya dengan merumuskan alternatif
pemecahan secara bersama de¬ngan keuntungan yang berimbang bagi kedua pihak.
§ Penarikan diri: Suatu
penyelesaian masalah, yaitu salah satu atau kedua pihak menarik diri dari
hubungan. Cara ini efektif apabila dalam tugas kedua pihak tidak perlu
berinteraksi dan tidak efektif apabila tugas saling bergantung satu sama lain.
§ Pemaksaan dan
penekanan: Cara ini memaksa dan menekan pihak lain agar menyerah; akan lebih
efektif bila salah satu pihak mempunyai wewenang formal atas pihak lain.
Apabila tidak terdapat perbedaan wewenang, dapat dipergunakan ancaman atau
bentuk-bentuk intimidasi lainnya. Cara ini sering kurang efektif karena salah
satu pihak hams mengalah dan menyerah secara terpaksa.
2. Intervensi (campur tangan) pihak ketiga:
Apabila fihak yang bersengketa tidak bersedia
berunding atau usaha kedua pihak menemui jalan buntu, maka pihak ketiga dapat dilibatkan
dalam penyelesaian konflik.
§ Arbitrase
(arbitration): Pihak ketiga mendengarkan keluhan kedua pihak dan berfungsi
sebagai “hakim” yang mencari pemecahan mengikat. Cara ini mungkin tidak
menguntungkan kedua pihak secara sama, tetapi dianggap lebih baik daripada
terjadi muncul perilaku saling agresi atau tindakan destruktif.
§ Penengahan
(mediation): Menggunakan mediator yang diundang untuk menengahi sengketa.
Mediator dapat membantu mengumpulkan fakta, menjalin komunikasi yang terputus,
menjernihkan dan memperjelas masalah serta mela-pangkan jalan untuk pemecahan
masalah secara terpadu. Efektivitas penengahan tergantung juga pada bakat dan
ciri perilaku mediator.
§ Konsultasi: Tujuannya
untuk memperbaiki hubungan antar kedua pihak serta mengembangkan kemampuan
mereka sendiri untuk menyelesaikan konflik. Konsultan tidak mempunyai wewenang
untuk memutuskan dan tidak berusaha untuk menengahi. la menggunakan berbagai
teknik untuk meningkatkan persepsi dan kesadaran bahwa tingkah laku kedua pihak
terganggu dan tidak berfungsi, sehingga menghambat proses penyelesaian masalah
yang menjadi pokok sengketa.
ü Hal-hal yang Perlu
Diperhatikan Dalam Mengatasi Konflik:
1. Ciptakan sistem dan
pelaksanaan komunikasi yang efektif.
2. Cegahlah konflik yang
destruktif sebelum terjadi.
3. Tetapkan peraturan
dan prosedur yang baku terutama yang menyangkut hak karyawan.
4. Atasan mempunyai
peranan penting dalam menyelesaikan konflik yang muncul.
5. Ciptakanlah iklim dan
suasana kerja yang harmonis.
6. Bentuklah team work
dan kerja-sama yang baik antar kelompok/ unit kerja.
7. Semua pihak hendaknya
sadar bahwa semua unit/eselon merupakan mata rantai organisasi yang saling
mendukung, jangan ada yang merasa paling hebat.
8. Bina dan kembangkan
rasa solidaritas, toleransi, dan saling pengertian antar unit/departemen/
eselon.
7.
Pengertian Organisasi
Pada
tanggal 20 Juli 1969, austronot Neil Armstrong telah berhasil menjejakkan
kakinya di bulan, hal ini menunjukan kemampuan pengorganisasian yang luar
biasa. Sukses mengorganisasi orang dan sumber untuk mencapai tujuan yang
spesifik.
Apakah yang Dimaksud dengan
Organisasi
Menurut
Boone dan Kurtz, organisasi didefinisikan sebagai berikut :
Organisasi adalah suatu
proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan.
Definisi
organisasi itu mencakup tiga elemen pokok, yaitu :
1.
Interaksi manusia,
- Kegiatan mengarah pada tujuan,
- Struktur.
Berdasarkan batasan
organisasi, defenisi organisasi adalah sebagai berikut:
ü Dalam arti badan,
organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan
tertentu.
ü Dalam arti bagan,
organisasi adalah gambaran skematis tentang hubungan kerja sama antara
orang-orang yang terdapat dalam suatu badan untuk mencapai suatu tujuan.
ü Dalam arti dinamis,
organisasi adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan, pembatasan
tugas dan tanggung jawab , serta penetapan hubungan antara unsure-unsur
organisasi sehingga memungkinkan orang yang bekerja sama secara efektif untuk
mencapai tujuan.
8.
Langkah-Langkah Dalam
Mengorganisasi
Fungsi mengorganisasikan
kegiatan perusahaan ada dua tindakan, yaitu:
1.
Menentukan struktur organisasi perusahaan dengan tujuan
yang ingin dicapai dan juga sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai dan juga
sesuai denganumber-sumber daya yang dimiliki.
2.
Menentukan wewenang, tugas, dan tanggung jawab setiap
orang yang bekerja di perusahaan, terutama pada managernya.
Ada
2 hal yang harus diperhatikan sebelum menganalisis fungsi pengorganosasian,
yaitu:
1.
Perbedaan antara organisasi dan mengorganisasi
Pada
dasarnya organisasi meliputi tiga unsur, yaitu terdiri dari sekumpulan orang,
bersepakat bergabung dalam satu kelompok, dan bersepakat untuk mencapai tujuan
tertentu.
Kesepakatan
bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu haruslah diimplementasikan dalam
bentuk menciptakan suatu struktur organisasi dimana setiap anggota organisasi
akan ditempatkan dan wewenang serta tugasnya ditentukan.
Dalam
kegiatan pengorganisasian perusahaan ada 2 hal yang harus dipertimbangkan:
ü Merangka spesialisasi kerja
Dalam
merangka spesialisasi kerja akan ditentukan pekerjaan setiap orang pada
organisasi. Langkah-langkah yang dilakukan dalam merangka spesialisasi kerja
ini dinamakan job spesialization –
menentukan pembagian kerja. Setiap perusahaan yang menggunakan banyak tenaga
kerja harus melakukan spesialisasi dalam pekerjaan. Hal ini sangat penting
dalam meningkatkan efisiensi.
ü Melaksanakan Departementalisasi beberapa
Cara yang lebih baik dilakukan
adalah mengelompokkan para pekerja tersebut kepada beberapa unit atau kumpulan,
menunjuk pimpinan atau manager untuk setiap unit, dan mengatur serta mengawasi
pekerjaan para pekerja melalui pimpinan kelompok yang ditunjuk. Tindakan
pimpinan perusahaan ini dinamakan melaksanakan
departementalisasi.
Beberapa Alternatif
Departementalisasi
- Departementalisasi secara fungsional
Kebanyakan perusahaan menggunakan cara ini sebagai
langkah pertama dalam mengelompokkan pekerjaannya. Pembagian secara ini
biasanya diliputi pembagian dalam departemen berikut: produksi, pemasaran dan
penjualan, akunting dan keuangan, dan SDM.
- Departementalisasi secara proses produksi
Di dalam industri yang sangat besar, kegiatannya seperti
memproduksi berbagai jenis barang. Dalam perusahaan seperti ini
departementalisasi juga dilakukan berdasarkan jenis barang yang diproduksikan.
- Departementalisasi menurut kebutuhan konsumen
Departementalisasi seperti ini biasanya dilakukan oleh
perusahaan-perusahaan yang dikenal dengan istilah department store. Maksudnya adalah membedakan barang yang dijual
berdasarkan jenis barangb dalam satu unit pertokoan yang besar.
- Departementalisasi secara geografis
Perusahaan angkutan dan kurir selalu membedakan unit
pelayanan kepada masyarakat menjadi departementalisasi berdasarkan letak
geografis yaitu cabang di Medan, Surabaya, Jakarta dll.
2. Langkah-langkah
untuk Mengorganisasi
Proses pengorganisasian
meliputi langkah-langkah berikut:
- Perencanaan Organisasi
Langkah pertama dari pengorganisasian dimulai dengan
perencanaan atau lebih tepatnya mengacu pada perencanaan organisasi.
Perencanaan ini dapat membantu organisasi dalam mencapai tujuannya. Tahap
pertama ini dapat menentukan besarnya sumberdaya yang harus dipersiapkan dalam
menjalankan rencana tersebut.
- Penuntuan Tugas dan subtugas
Langkah ini lebih ditekankan pada penentuan tugas atau
pekerjaan apa saja yang akan dilaksanakan.
- Menentukan Pegawai
Langkah ini adalah langkah dimana mempersiapkan
sumberdaya untuk memenuhi kebutuha-kebutuhan subtugas atau pekerjaan yang
tersedia.
- Evaluasi
Langkah ini bertujuan mengevaluasi hasil yang telah
dicapai, maksudnya adalah untuk mendapatkan masukan guna melihat kebaikan
strategi ini dalam penerapannya di pekerjaan.
9.
Organisasi Formal dan
Informal
ü Organisasi Formal
Organisasi formal merupakan
sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban yang
dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakkan. Organisasi formal
menghadirkan otoritas yang tegas dan hubungan structural di dalam sebuah
perusahaan. Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur
organisasi formal :
§ Wewenang
§ Tanggung jawab
§ Pertanggungjawaban
§ Delegasi
§ Koordinasi
ü Organisasi
Informal
Organisasi Informal adalah salah satu jaringan hubungan pribadi
dan social yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal. Organisasi
Informal menghadirkan interaksi dan hubungan antarpekerjaan, serta membentuk
suatu pola yang tidak secara resmi diciptakan atau diatur oleh managemen.
Komunikasi yang terjadi dalam organisasi informal berjalan dengan cepat dari
mulut ke mulut. System komunikasi ini disebut system tanaman rambat.
Dalam kelompok kerja terdapat
tiga kategori karyawan, yaitu :
- Anggota-anggota kelompok dalam (inner group)
- Anggota-anggota kelompok pinggir (fringe group)
- Anggota-anggota kelompok luar (out group)
10.
Menyusun dan Menentukan
Struktur Organisasi
Bagan khusus dari hubungan
antara kegiatan usaha dan sumberdaya yang ada didalam organisasi disertai
dengan tugas-tugas yang mereka
jalankan, dinamakan struktur organisasi. Struktur organisasi berfungsi sebagai alat
untuk membimbing kea rah efisiensi dalam penggunaan pekerja dan seluruh
sumberdaya yang dibutuhkan dalam meraih tujuan organisasi.
ü Definisi Struktur Organisasi
Dalam proses pengorganisasian,
seorang manager akan membangun struktur kerja yang mensinergikan kegiatan
seluruh pekerja, jenis-jenis pekerjaan, dan segala sumberdaya yang dimiliki
perusahaan. Struktur kerja tersebut biasanya dinamakan dengan struktur
organisasi.
ü Bentuk-bentuk Struktur Organisasi
Terdapat tiga jenis utama organisasi yang
diklasifikasikan menurut sifat hubungan kewenangan di dalam struktur organisasi.
- Bentuk Organisasi Garis
Bentuk ini
merupakan nbentuk organisasi paling tua dan paling sederhana. Bentuk organisasi
diciptakan oleh Henry Fayol. Biasa juga disebut dengan organisasi militer
dimana cirinya adalah struktur organisasi ini relatif kecil, jumlah karyawan
yang relatif sedikit, saling kenal, dan spesialisai kerja yang belum begitu
rumit dan tinggi.
Kebaikannya :
1. Kesatuan komado
terjamin baik karena pimpinan berada pada satu tangan.
2. Proses pengambilan
keputusan berjalan dengan cepat karena jumlah orang yang diajak berkonsultasi
masih sedikit.
3. Rasa solidaritas
dianatara karyawan umumnya tinggi karena saling mengenal.
Keburukannya :
1. Seluruh organisasi
tergantung pada satu pimpinan (satu orang) dimana bila pimpinan tersebut
berhalangan maka organisasi tersebut akan mandek atau hancur.
2. Ada kecenderungan
pimpinan bertindak secara otokratis.
3. Kesempatan karyawan
untuk berkembang terbatas.
- Bentuk Organisasi Garis dan Staff
Bentuk ini
umumnya dianut oleh organisasi besar, daerah kerja yang luas, mempunyai bidang
tugas yang beraneka dan rumit serta jumlah karyawan yang banyak. Bentuk
ini diciptakan oleh Harrington Emerson.
Kebaikannya :
1. Dapat digunakan pada
setiap organisasi yang besar, apapun tujuannya, luas organisasinya,dan
kompleksitas susunan organisasinya.
2. Pengambilan keputusan
lebih mudah karena adanya dukungan dari staf ahli.
3.
Perwujudan “the right man in the
right place”lebih mudah terlaksana.
Keburukannya :
1. Sesama karyawan dapat
terjadi tidak saling mengenal, solidaritas sulit terbangun
2. Karena susunan
organisasinya yang koompleksitas, maka kesulitannya adalah dalam bidang
koordinasi antar divisi atau departemen.
- Bentuk Organisasi matriks
Srtuktur organisasi ini mulai diperkenalkan oleh industry
antariksa di Amerika Serikat. Organisasi matriks adalah suatu desain structural
yang menugaskan para spesialis dari berbagai departemen fungsional untuk
bekerja pada suatu proyek atau lebih yang dipimpin oleh seorang manager.
Kebaikannya:
1. Fleksibilitas
2.
Sangat berfokus
pada masalah tertentu atau masalah teknis yang unik
3.
Memungkinkan
inovasi tanpa menggangu struktur organisasi regular
Keburukannya:
1.
Masalah
potensial mengenai akuntabilitas karena adanya lebih dari satu atasan.
2.
Kesulitan
potensial dalam membentuk tim yang sulit karena karyawan direkrut dari beragam
departemen
3.
Berpotensi
menimbulkan konflik antara manajer proyek dan manajer departemen lainnya.
ü Perubahan Struktur Organisasi Dan Masalahnya
§ Kebutuhan untuk
Melakukan Perubahan
Banyak unsur yang bekerja sama dalam menentukan struktur
organisasi. Yang paling utama adalah tujuan, misi, dan strategi organisasi.
Perusahaan yang berkembang pesat dan dinamis, misalnya, mencapai posisi itu akibat tujuan dan keberhasilan
strategi dalam meraihnya. Organisasi yang stabil dengan pertumbuhan sedang
tentu akan berfungsi dengan baik dalam struktur yang berbeda, yaitu berubah
sesuai dengan perubahan kegiatan yang berlaku.
Ukuran perusahaan, teknologi, dan perubahan kondisi
lingkungan juga dapat mempengaruhi struktur organisasi. Suatu perusahaan besar
yang beroperasi dalam suasana persaingan ketat, membutuhkan struktur yang
sangat jauh berbeda bila dibandingkan dengan perusahaan kecil.
Perubahan-perubahan pada struktur organisasi dapat
berimplikasi pada semangat kerja karyawan, dapat berarti positif ataupun negative.
Hasil dari perubahan dapat membuat para pekerja kehilangan jabatan,
menghilangkan rekan kerja dalam sebuah tim yang solid, atau kehilangan
pekerjaan.
- Mengubah Struktur Organisasi
Perubahan struktur organisasi dapat terjadi dikarenakan kebutuhan konsumen yang berubah, perubahan
latar belakang pendidikan para pekerja, dan terjadinya perubahan-prubahan
tekhnologi. Jika perubahan yang demikian berlaku, perusahaan harus
menanggapinya. Produk yang sudah ada harus dimodifikasi atau di desain ulang
untuk menghadapi perubahan kebutuhan konsumen.
- Strategi dan struktur Organisasi
Struktur
organisasi merupakan sarana yang dapat monolong para manager untuk mencapai
sasaran mereka. Langkah dalam membuat struktur organisasi harus mengacu pada
rencana dan tujuan organisasi. Hal ini dapat berimplikasi pada struktur
organisasi, dimana struktur organisasi harus mampu menerjemahkan strategi
perusahaan yang sudah dirancang.
- Tekhnologi dan Struktur Organisasi
Untuk mencapai sasarannya, organisasi itu menggunakan
peralatan, bahan-bahan, pengetahuan, atau orang-orang yang berpengalaman dan
menggabungkannya menjadi jenis dan pola tertentu. Dari studi-studi hubungan
teknologi dan struktur organisasi, umumnya berbagai studi memperlihatkan bahwa
struktur organisasi akan menyesuaikan diri dengan tekhnologi yang mereka
miliki. Pada umumya, semakin rutin tekhnologi tersebut, struktur organisasi
dapat lebih dibakukan.
- Ketidakpastian Lingkungan dan Struktur Organisasi
Jika ketidakpastian mengancam efektivitas sebuah
organisasi, para manajer harus mengantisipasi hal tersebut. Salah satu cara
mengantisipasian lingkungan adalah melalui penyesuaian dalam struktur
organisasi. Kaitan antara lingkungan dan struktur organisasi membantu
menjelaskan mengapa begitu banyak manajer melakukan restrukturisasi terhadap
organisasi mereka agar ramping, gesit, dan luwes.
ü Langkah-langkah dalam Membuat Perubahan
1.
Managemen harus
mengkomunikasikan secara terbuka rencana perubahan, para pekerja butuh waktu
untuk menilai rencana perubahan tersebut.
2. Managemen harus member pemahaman kepada para pekerja
sehingga mereka memiliki persepsi yang sama terhadap rencana perubahan
tersebut. Atau
managemen dapat mengikutsertakan mereka pada proses perubahan tersebut.
3.
Managemen harus
menunjukkan kepada para pekerja bahwa perubahan ini merupakan hal yang positif
dan seterusnya memberikan pandangan pada mereka tentang hasil yang akan dicapai
dengan adanya perubahan-perubahan tersebut.
4.
Managemen harus
melakukan proses sosialisasi perubahan tersebut dalam jangka waktu tertentu, sehingga
situasi kerja tidak terganggu.
11.
Mengelola Organisasi
Perusahaan
Para manager harus secara
eksplisit menetapkan hubungan antara berbagai posisi atau jabatan sehingga
setiap orang akan mengetahiu siapa yang bertanggung jawab pada berbagai
keputusan dan operasi. Tujuannya adalah untuk mengetahui bagaimana menyusun dan
menstabilisasikan kerangka kerja organisasi sehingga setiap orang dapat bekerja
bersama-sama dalam mencapai tujuan organisasi.
ü Hirarki Pengambilan Keputusan
Pada umumnya, perkembangan hirarki dihasilkan dari proses
tiga tahap:
1.
Menetapkan
pihak-pihak yang dapat membuat keputusan dan dapat membuat perincian tentang
bagaimana seharusnya tugas itu akan dilaksanakan.
2.
Melakukan
tugas-tugas mengimplementasikan keputusan yang telah diambil.
3.
Mendiskusikan
wewenang: menentukan apakah organisasi akan menjadi tersentralisasi atau
terdesentralisasi.
ü Arti dari Pendelegasian Wewenang
Wewenang mengacu
pada hak-hak yang melekat dalam sebuah posisi managerial untuk memberi perintah
dan mengharapkan perintah-perintah tersebut ditaati. Untuk mempermudah
mengambil keputusan, organisasi memberikan tugas kepada setiap posisi
manajerial, berikut dengan kadar wewenang tertentu guna memenuhi tanggung
jawab.
Pendelegasian wewenang kepada karyawan merupakan program
yang penting dalam usaha organisasi mencapai tujuannya. Para menajer puncak
mempromosikan tujuan ini dengan member karyawan kewenangan dan tanggung jawab
dalam membuat keputusan tentang pekerjaannya tanpa persetujuan dan pengendalian
manajerial tradisional.
Pemberian kewenangan memberikan kekuatan berfikir kepada
semua pihak yang menerimanya untuk mencari cara memperbaiki pekerjaan mereka
serta melaksanakan ide-ide yang mereka miliki. Pemberian kewenangan kepada
karyawan membebaskan manager dari tugas memotivasi para pekerja dengan menambah
tantangan terhadap pekerjaannya dan menumbuhkan rasa memiliki.
ü Sentralisasi dan Desentralisasi
Istilah
sentralisasi mengacu pada derajat tingkat pengambilan keputusan, yang
dipusatkan di puncak suatu organisasi. Sementara, istilah desentralisasi mengacu pada memberi otoritas keputusan ke personel
kepada tingkat yang lebih rendah.
Suatu organisasi yang didesentralisasi, tindakan dapat
diambil cepat untuk memecahkan permasalahan, lebih banyak orang memberikan
masukan kedalam keputusan, dan karyawan tidak merasa diasingkan dari mereka
yang membuat keputusan yang mempengaruhi terus pekerjaan mereka.
Kecendrungan perusahaan kearah desentralisasi
mencerminkan kebutuhan perusahaan terhadap keterburukan dan lebih mendengarkan
masukan pekerjanya. Desentralisasi memberikan kesempatan kepada perusahaan
untuk menangani masalah dengan cepat, yaitu dengan melibatkan partisipasi
seluruh pekerjanya.
ü Wewenang dan Tanggung Jawab
Dalam sebuah organisasi, tanggung jawab dan wewenag harus
jelas. Tanggung jawab adalah kewajiban
yang dipikul oleh yang diberi tugas dan wewenang adalah kekuasaan mengambil
keputusan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut.
Ringkasan kegiatan-kegiatan yang ada biasanya terdapat di
dalam pernyataan-pernyataan formal yang dikatakan sebagai deskripsi kerja.
Aktivitas-aktivitas kerja merupakan tanda bagi managemen untuk mendorong
mencapai tujuannya.
ü Pendelegasian dan Akuntabilitas
Masalah akan timbul jika tingkatan tanggung jawab dan
wewenang yang sesuai tidak secara jelas dijabarkan dalam hubungan kerja antara
manager dan bawahannya. Persoalan disini menyangkut delegasi dan akuntabilitas.
Pendelegasian dimulai ketika seorang memberikan suatu tugas kepada bawahannya.
Akuntabilitas muncul pada ketika tugas tersebut berpindah tangan ke bawahnya
dan tugas tersebut harus diselaikannya.
12.
Rentang Kendali atau Rentang
Managemen
Rentang kendali atau rentang managemen menerngkan tentang
banyaknya jumlah bawahan yang berada dalam pengawasan seorang manajer. Konsep
ini mengacu pada berapa banyak anak buah yang dapat diawasi secara efektif dan
efisien oleh seorang manager.
Kecendrungan tentang managemen diperbesar atau
diperlebar, dimaksudkan untuk meningkatkan tanggung jawab pengambilan keputusan
ditangan para pekerja. Konsekuensi dari melebarnya rentang managemen adalah
biaya yang dikeluarkan lebih besar karena lebih banyak gaji dan fasilitas untuk
manager yang harus dikeluarkan. Konsep pelebaran rentang managemen akan menjadi
optimal jika pendapatan perusahaan meningkat jauh lebih besar dibandingkan
dengan biaya gaji dan fasilitas harus dikeluarkan untuk para manager.
ü Faktor yang Menentukan Rentang manajemen
Dalam sebuah struktur organisasi datar atau horizontal,
jumlah orang dikelola oleh satu penyedia atau supervisor biasanya luas. Dalam
organisasi tinggi atau vertical, jangkauan pengawasan cenderung lebih sempit.
Walaupun demikian, ada beerapa factor yang mempengaruhi rentang kendali dan
perusahaan. Bentuk rentang manajemen tergantung pada factor tersebut. Contoh-contohnya
adalah: keahlian karyawan dan keahlian manajemen, kesamaan dan kesederhanaan
tugas dan seberapa jauh tugas tersebut saling ketergantungan.
ü Organisasi Tinggi dan Datar
Perusahaan yang terdesentralisasi dengan lebih sedikit
lapisan manajemennya, cendrung mencerminkan struktur organisasidatar atau
horizontal. Sementara untuk perusahaan yang memiliki kewenangan sentralisasi,
biasanya memerlukan beberapa lapisan manajemen dan dengan demikian akan menjadi
struktur organisasi tinggi atau vertical.
Pada waktu organisasi menjadi besar, biasanya strukturnya
akan menjadi tinggi. Artinya ketika perusahaan berkembang, semakin banyak
lapisan manajemen yang diperlukan. Aakn tetapi seorang manajer harus memiliki
kemampuan menentukan berapa banyak lapisan manajemen yang dibutuhkan. Apabila
terlalu sedikit lapisan manajemen dapat menimbulkan ketidakefisienan. Akan
tetapi sebaliknya, jika terlalu banyak lapisan manajemen akan menciptakan
kekacauan dan birokrasi.
DAFTAR PUSTAKA
- Allen, Louis A. Management and Organisasi. Tokyo : McGraw-Hill Kogakusha Ltd, 1972.
- Dharmmesta, Basu Swastha. Azas-azas Manajemen Modern. Yogyakarta : Penerbit Liberty, 1984.
- Kogan, Irving Smith, Business Organization. New York Alexander Hamilton Istitute, 1968.
- Koont, Harold : O’Donnell, Cryil; and Weihrich, Heins Management,7th ed. Auckland : McDraw-Hill International Book Company, 1980.
- Leeds, C.A. and Stainton, R.S. Management and Business Studies, London : Macdonald & Evans Ltd, 1974.
- Newman, William H. and Jones. Strategy, Policy and Control Management, 6th ed. Cincinati : South-WesternPublishing Co, 1971.
- Baker, James C. International finance : Management, Market, and Institutions, New Jersey : Prentice Hall, 1998.
- Schroeder, Roger G. Operation Management: contemporary concepts and cases, Boston : McGraw Hill, 2000.
- Robbins, Stephen P. Organizational Behavior : concept, controversies, applications, 8th edition, London : Prentice Hall, 1998.
- Phillip Kotler, Marketing MangementAnalysis, Planning Implementation and control, 10th Edition, Prentice Hall Inc, Englewood Clipts New Jersey, 2000.
- Majalah Eksekutif Edisi Februari 1987.
- www.Yahoo.com
- www.google.com
pengelolaan keuangan dalam bisnis sangatlah penting, untuk bisa mengelola bisnis secara efektif, inilah hal yang dibutuhkan dalam manajemen keuangan yang efektif
BalasHapus