MENGELOLA BISNIS SECARA EFEKTIF DAN STRUKTUR ORGANISASI

1. Pengertian Manajemen

Menurut Prof. Oei Liang Lee, manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Manajemen merupakan suatu proses yang melibatkan kegiatan perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian yang dilakukan untuk mencapai sasaran perusahaan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya.

2. Tingkatan Manajemen

ü  Manajemen Puncak (Top Management)

Sering disebut pula manajemen tertinggi atau eksekutif kunci, misalanya Dewan Direktur, Direktur Utama, Presiden Direktur, dan para pejabat eksekutif lainnya. Menajemen puncak bertugas mengembangkan rencana-rencana yang luas dan melakukan pengambilan keputusan strategis. Jadi, keterampilan yang dibutuhkan di sini adalah keterampilan yang bersifat konseptual (Conseptual Skills). Adapun tanggung jawab dari manajemen ini ialah :

• Membuat pabrik baruuntuk memperluas produksi dan meningkatkan penjualan.
• Mengomunikasikan rencana-rencana tersebut kepada seluruh manajer.

ü  Manajemen Menengah (Middle Management)

Termasuk dalam kategori manajemen menengah ini adalah pimpinan pabrik, kepala divisi, kepala seksi, dan kepala bagian. Tanggunga jawab yang harus dilaksanakan pada manajer tingkat ini adalah mengembangkan rencana-rencana operasi untuk melaksanakan semua rencana yang telah disusun manajemen puncak. Keterampilan yang dibutuhkan di sini adalah keterampilan yang bersifat manajerial (Managerial Skills). Adapun tanggung jawab dari manajemen ini ialah :

• Menentukan berapa banyak karyawan baru yang akan direkrut.
• Menentukan bagaimana dapat mengenakan harga yang lebih rendah untuk meningkatkan penjualan.
• Menentukan bagaimana cara meningkatkan iklan guna meningkatkan penjualan.
• Menentukan bagaimana mendapatkan dana untuk mendanai ekstanti.

ü  Manajemen Operasional (Operating Management)

Para menejer di tingkat ini bertanggung jawab untuk melaksanakan semua rencana yang telah dibuat manajemen menengah serta bertugas untuk mengawasi para pekerja dalam menjalankan pekerjaan sehari-hari. Manajer operasional sering pula disebut pengawas tingkat pertama (First Line Supervisor). Karena itu, keterampilan yang dibutuhkan di tingkat ini adalah keterampilan yang bersifat teknik(Technical Skills). Adapun tanggung jawab dari manajemen ini ialah :

• Melakukan pembagian tugas kepada karyawan-karyawan baru yang direkrut.
• Menentukan jadwal waktu bagi para karyawan baru yang direkrut.

3.      Fungsi-fungsi Manajemen

Dari defenisi tentang manajemen tersebut, dapatlah diambil kesimpulan bahwa manajemen memiliki beberapa fungsi, yaitu :

ü  Perencanaan

Fungsi perencanaan mencerminkan persiapan yang dilakukan oleh perusahaan untuk menghadapi kondisi-kondisi bisnis di masa mendatang. Sehingga membawa perusahaan ke sasaran atau tujuan yang ingin dicapai di masa yang akan datang.

►   Bentuk-bentuk Perencanaan

a.       Tujuan

Tujuan merupakan suatu sasaran dimana kegiatan itu diarahkan, dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu. Semua orang harus mengetahui tujuan dalam organisasi yang hendak dicapainya, agar kegiatan-kegiatan yang dilakukannya tidak saling bertentangan. Cara yang mereka tempuh dapat berbeda-beda sesuai dengan pembagian tugas masing-masing orang.

b.      Kebijakan

Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan yang dijalani untuk mencapai tujuan.

c.       Strategi

Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan, yaitu bagaimana perusahaan akan melaksanakan misinya. Perlunya diadakan penyesuaian ini disebabkan oleh adanya berbagai macam reaksi. Oleh karena itu dalam membuat strategi haruslah memperhatikan beberapa faktor seperti : ketetapan waktu, ketetapan tindakan yang akan dilakukan dan sebagainya.

d.      Prosedur

Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang. Jadi, prosedur ini lebih menitik-beratkan pada suatu tindakan. Adanya prosedur akan lebih memudahkan pelaksanaan semua aktivitas dalam organisasi.

e.       Aturan

Aturan adalah suatu tindakan yang akan spesifik dan merupakan bagian dari prosedur. Aturan-aturan yang saling berkaitan dapat dikelompokkan menjadi satu golongan, disebut prosedur.

f.       Program

Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian  tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget); semuanya ini akan menciptakan adanya tindakan. Dalam organisasi, biasanya program dibuat dua macam, yakni : program umum dan program khusus. Program umum meliputi seluruh organisasi, sedangkan program khusus hanya mencakup kegiatan-kegiatan dari masing-masing bagian yang ada dalam organisasi tersebut.

►   Kegunaan Perencanaan

a.       Mengurangi ketidakpastian serta perubahan pada waktu mendatang

b.      Mengarahkan perhatian pada tujuan

c.       Memperingan biaya

d.      Merupakan sarana untuk mengadakan pengawasan

e.       Untuk mengidentifikasi peluang masa depan

f.       Mengembangkan rangkaian langkah strategik dan taktik

►   Langkah-langkah Menyusun Perencanaan

a.       Menetapkan tujuan

Tujuan menggambarkan tentang apa yang diharapkan dapat dicapai dan merupakan suatu titik akhr tentang apa yang harus dikerjakan. Selain itu, tujuan menggambarkan pula tentng apa yang harus dicapai setelah dibuatnya pola kerja daripada kebijakan, strategi, prosedur, aturan, anggaran, dan program.

b.      Menyusun anggapan-anggapan

Langkah kedua yang harus dilakukan dalam menyusun perencanaan adalah menciptakan, mencari kesesuaian penggunaan dan menyebarkan anggapan perencanaan. Anggapan-anggapan yang dicari adalah anggapan yang diperkirakan dapat memberikan pengaruh terhadapsuatu remcana, baik anggapan yang berasal dari luar maupun anggapan yang berasal dari dalam; semuanya ini dapat diperoleh dengan mengadakan peramalan (forecasting).

c.       Menentukan berbagai alternatif tindakan

Banyak sekali cara yang dapat ditempuh untuk mencapai suatu tujuan. Tetapi, semua cara yang ada belum tentu dapat digunakan; ada cara yang tidak sesuai dengan kondisi perusahaan dan ada pula cara yang sudah sesuai. Oleh karena itu, agar tujuan dapat tercapai sebaiknya dipilih cara-cara yang ssuai saja.

d.      Mengadakan pernialaian terdahap alternatif-alternatif tindakan yang sudah dipilih

Dalam langkah keempat ini, dilakukan usaha-usaha untuk mencari alternatif mana yang akan memberikan hasil maksimal dengan pengeluaran tertentu. Jadi, di sini berlaku konsep ekonomi.

e.       Mengambil keputusan

Setelah diadakan pernialaian dengan mengadakan pembandingan serta pertimbangan-pertimbangan yang matang terhadap berbagai alternatif, barulah diambil keputusan tentang alternatif mana yang diharapkan dapat mencapai tujuan.

f.       Menyususun rencana pendukung

Setelah langkah kelima dapat terselesaikan, boleh dikatakan langkah penyusun perencanaan sudah selesai. Namun demikian sering terjadi bahwa dengan dibuatnya suatu perencanaan membutuhkan pula dukungan dari perencanaan yang lain. sebagai contoh, Perusahaan Jawatan Kereta Api telah memutuskan untuk menambah kereta api baru pada jalur-jalur yang ada di Jawa. Keputusan ini diambil dengan tujuan untuk meningkatkan pelayanan angkutan kepada masyarakat. Dengan adanya rencana tersebut PJKA masih harus merencanakan jumlah kebtuhan tenaga kerja yang melayani kereta api tersebut, pemeliharaan, jadwal perjalanan, dan sebagainya.

►   Faktor-faktor yang Membatasi Perencanaan

a.       Sulitnya mencari anggapan secara teliti

b.      Perubahan yang sangat cepat

c.       Kekakuan internal

d.      Kekakuan eksternal

e.       Waktu dan biaya

►   Langkah-langkah Pengambilan Keputusan

§  Mengidentifikasi berbagai kemungkinan keputusan yang konsisten dengan rencana strstegis perusahaan

§  Mengumpulkan informasi mengenai seluruh kemungkinan keputusan

§  Memperkiakan biaya dan manfaat dari setiap kemungkinan keputusan

§  Mengambil keputusan dan mengimplementasikan keputusan terbaik

§  Secara berkala mengevaluasi keputusan sebelumnya untuk memastikan perlu tidaknya dilakukan perubahan

ü  Pengorganisasian

Fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan. Fungsi pengorganisasian dapat dikatakan sebagai proses menciptakan hubungan antara berbagai fungsi, personalia dan faktor-faktor fisik agar semua pekerjaan yang dilakukan dapat bermanfaat serta terarah pada suatu tujuan.

Pengorganisasian yang baik dapat memberikan beberapa keuntungan sebagai berikut:

• Dapat terbina hubungan yang baik antaranggota organisasi, maupun antarorganisasi sehingga mempermudah pencapaian tujuan organisasi.
• Setiap anggota organisasi dapat mengetahui dengan jelas tugas dan kewajiban serta tanggung jawab.

ü  Pengarahan

Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan. Kegiatan pengarahan banyak menyangkut masalah pemberian motivasi kepada bawahan, masalah kepemimpinan, serta masalah pengembangan komunikasi.

1. Motivasi

Motivasi merupakan proses pemberian motif (penggerak) kepada karyawan untuk dapat bekerja sedemikian rupa sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efisien dan efektif. Dalam memberikan motivasi, manajer harus mempengaruhi sikap bawahan agar mereka bersedia menjalankan tugas-tugasnya selaras dengan tujuan organisasi. Ada dua jenis motivasi, yaitu :

• Motivasi Positif

Yaitu proses mempengaruhi orang lain dengan memberikan tambahan tingkat kepuasan tertentu, misalnyamemberikan promosi, tambahan penghasilan, menciptakan kondisi kerja yang nyaman, dan sebagainya.

• Motivasi Negatif

Yaitu proses mempengaruhi orang lain dengan memberikan ancaman atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu dengan terpaksa, misalnya memberikan ancaman dengan penurunan pangkat, pemotongan gaji, atau dipecat dari jabatan.

2. Kepemimpinan

Kepemimpinan adalah kemampuan seseorang untuk mempengaruhi, memotivasi dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu. Seorang pemimpin dapat mengarahkan dan mempengaruhi bawahan agar bersedia melaksanakan tugas-tugasnya, apabila ia memiliki keterampilan-keterampilan berikut:

• Berbagi kekuasaan

Yaitu kemampuan untuk berbagi pengaruh dan kendali dengan bawahan

• Intuisi

Kemampuan untuk memantau dan mendiagnosa situasi, mengantisipasi perubahan, mengambil risiko, dan membangun kepercayaan.

• Pemahaman diri

Kemampuan untuk mengenali kekuatan dan mengkompensasikan kelemahan yang ada pada dirinya.

• Tampakan

Kemampuan untuk membayangkan situasi di masa depan yang berbeda dan lebih baik dari yang sekarang.

3. Komunikasi

American Training Director memberikan defnisi komunikasi sebagai pertukaran pikiran atau informasi supaya terdapat saling pengertian serta hubungan antar manusia secara serasi. Newman mengemukakan bahwa komunikasi merupakan pertukaran fakta-fakta, gagasan, pendapat dan perasaan oleh dua orang atau lebih. Sedangkan Kontz dan O’Donell mengartikan komunikasi sebagai suatu pemindahan informasi antara orang yang satu dengan lainnya.

Dari defenisi-defenisi diatas, dapt disimpulkan bahwa komunikasi merupakan proses penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima sehingga informasinya dapat dipahami oleh penerima. Lebih lanjut, komunikasi merupakan kegiatan timbal balik dalam memberikan keterangan dan ide. Dalam pelaksanaan kegiatan operasional suatu organisasi, terdpaat tiga macam komunikasi, yaitu :

1. Komunikasi ke bawah (Downward communication)

Yaitu komunikasi yang disampaikan dari pimpinan kepada bawahan.

2. Komunikasi ke atas (Upward communication)

Yaitu komunikasi yang disampaikan bawahan kepada atasan.

3. Komunikasi horizontal (Horizontal communication)

Komunikasi ini disampaikan oleh dan untuk para anggota organisasi. Bisa saja dalam bentuk pemeriksaan ulang bersama untuk memperoleh persetujuan.

ü  Pengendalian

Pengendalian merupakan aktivitas untuk menemukan, mengoreksi adanya penyimpangan-penyimpangan dari hasil yang telah dicapai, dibandingkan dengan rencana kerja yang telah ditetapkan sebelumnya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan. Adapaun langkah-langkah dalam proses pengendalian, yaitu :

1. Menetapkan standart dan metode

Langkah ini untuk mengukur hasil pekerjaan yang telah dilakukan, misalnya berapa target produksi dan penjualan yang ingin dicapai.

2. Mengukur prestasi kerja

Pelaksanaan langkah kedua ini merupakan proses yang berkesinambungan serta berulang-ulang dan frekuensinya tergantung pada jenis aktivitasnya.

3. Menentukan apakah prestasi kerja memenuhi standart

Langkah ini dilakukan untuk mengetahui sampai seberapa jauh adanya penyimpangan yang telah terjadi. Selain itu, langkah ini juag dapat dipakai untuk mengetahui adanya gejala-gejala tentang semakin besarnya penyimpangan yang mungkin terjadi.

4. Mengambil tindakan koreksi

Tindakan koreksi diperlukan apabila terjadi penyimpangan dalam pelaksanaan, misalnya mengadakan beberapa perubahan terhadap aktivitas organisasi atau standart kerja yang ada.

4.      Keahlian atau Keterampilan Manajer

1.      Conceptual Skill

Kemampuan kognitif (pengalaman, integensia) untuk melihat organisasi secara keseluruhan dan keetrkaitan diantara bagian-bagiannya. Berarti kemapuan untuk berfikir strategis (mengambil pandangan yang luas dan bersifat jangka panjang).

2.      Human Skill

Kemampuan manajer untuk bekerja dengan dan melalui orang lain

3.      Technical Skill

Pemahaman dan kefasihan dalam melakukan tugas tertentu, mencakup penguasaan metode, teknik dan peralatan yang digunakan.

5.      Panduan Manajer Dalam Memanajemen Waktu

§  Menyusun prioritas dengan tepat untuk menempatkan fokus pada tanggung jawab pekerjaan yang terpenting

§  Menjadwalkan interfal waktu yang lebih panjang untuk pekerjaan penting agar dapat memusatkan perhatian pada pekerjaan tersebut hingga selesai

§  Meminimalisasi gangguan aar dapat menyeleasikan penugasan

§  Membuat tujuan jangka pendek agar dapat menyelesaikan proyek-proyek jangka panjang secara bertahap

§  Mendelegasikan sebagian pekerjaan yang dapat diselesaikan sendiri oleh karyawan

6.      Cara Mengelola Konflik secara Efektif

Dalam interaksi dan interelasi sosial antar individu atau antar kelompok, konflik sebenarnya merupakan hal alamiah. Dahulu konflik dianggap sebagai gejala atau fenomena yang tidak wajar dan berakibat negatif, tetapi sekarang konflik dianggap sebagai gejala yang wajar yang dapat berakibat negatif maupun positif tergantung bagaimana cara mengelolanya.

Dari pandangan baru dapat kita lihat bahwa pimpinan atau manajer tidak hanya wajib menekan dan memecahkan konflik yang terjadi, tetapi juga wajib untuk mengelola/memanaj konflik sehingga aspek-aspek yang membahayakan dapat dihindari dan ditekan seminimal mungkin, dan aspek-aspek yang menguntungkan dikembangkan semaksimal mungkin.

ü  Penyebab Konflik

Konflik di dalam organisasi dapat disebabkan oleh faktor-faktor sebagai berikut:

A.    Faktor Manusia

1.      Ditimbulkan oleh atasan, terutama karena gaya kepemimpinannya.

2.      Personil yang mempertahankan peraturan-peraturan secara kaku.

3.      Timbul karena ciri-ciri kepriba-dian individual, antara lain sikap egoistis, temperamental, sikap fanatik, dan sikap otoriter.

B.     Faktor Organisasi

1.      Persaingan dalam menggunakan sumberdaya.

Apabila sumberdaya baik berupa uang, material, atau sarana lainnya terbatas atau dibatasi, maka dapat timbul persaingan dalam penggunaannya. Ini merupakan potensi terjadinya konflik antar unit/departemen dalam suatu organisasi.

2.      Perbedaan tujuan antar unit-unit organisasi.

Tiap-tiap unit dalam organisasi mempunyai spesialisasi dalam fungsi, tugas, dan bidangnya. Perbedaan ini sering mengarah pada konflik minat antar unit tersebut. Misalnya, unit penjualan menginginkan harga yang relatif rendah dengan tujuan untuk lebih menarik konsumen, sementara unit produksi menginginkan harga yang tinggi dengan tujuan untuk memajukan perusahaan.

3.      Interdependensi tugas.

Konflik terjadi karena adanya saling ketergantungan antara satu kelompok dengan kelompok lainnya. Kelompok yang satu tidak dapat bekerja karena menunggu hasil kerja dari kelompok lainnya.

4.      Perbedaan nilai dan persepsi.

Suatu kelompok tertentu mempunyai persepsi yang negatif, karena merasa mendapat perlakuan yang tidak “adil”. Para manajer yang relatif muda memiliki presepsi bahwa mereka mendapat tugas-tugas yang cukup berat, rutin dan rumit, sedangkan para manajer senior men¬dapat tugas yang ringan dan sederhana.

5.      Kekaburan yurisdiksional.

Konflik terjadi karena batas-batas aturan tidak jelas, yaitu adanya tanggung jawab yang tumpang tindih.

6.      Masalah “status”.

Konflik dapat terjadi karena suatu unit/departemen mencoba memperbaiki dan meningkatkan status, sedangkan unit/departemen yang lain menganggap sebagai sesuatu yang mengancam posisinya dalam status hirarki organisasi.

7.      Hambatan komunikasi.

Hambatan komunikasi, baik dalam perencanaan, pengawasan, koordinasi bahkan kepemimpinan dapat menimbulkan konflik antar unit/ departemen.

ü  Akibat-akibat Konflik

Konflik dapat berakibat negatif maupun positif tergantung pada cara mengelola konflik tersebut.

Akibat negatif dari konflik:

§  Menghambat komunikasi.

§  Mengganggu kohesi (keeratan hubungan).

§  Mengganggu kerjasama atau “team work”.

§  Mengganggu proses produksi, bahkan dapat menurunkan produksi.

§  Menumbuhkan ketidakpuasan terhadap pekerjaan.

§  Individu atau personil menga-lami tekanan (stress), mengganggu konsentrasi, menimbulkan kecemasan, mangkir, menarik diri, frustrasi, dan apatisme.

Akibat Positif dari konflik:

§  Membuat organisasi tetap hidup dan harmonis.

§  Berusaha menyesuaikan diri dengan lingkungan.

§  Melakukan adaptasi, sehingga dapat terjadi perubahan dan per-baikan dalam sistem dan prosedur, mekanisme, program, bahkan tujuan organisasi.

§  Memunculkan keputusan-keputusan yang bersifat inovatif.

§  Memunculkan persepsi yang lebih kritis terhadap perbedaan pendapat.

ü  Cara atau Taktik Mengatasi Konflik

Mengatasi dan menyelesaikan suatu konflik bukanlah suatu yang sederhana. Cepat-tidaknya suatu konflik dapat diatasi tergantung pada kesediaan dan keterbukaan pihak-pihak yang bersengketa untuk menyelesaikan konflik, berat ringannya bobot atau tingkat konflik tersebut serta kemampuan campur tangan (intervensi) pihak ketiga yang turut berusaha mengatasi konflik yang muncul.

1.      Diatasi oleh pihak-pihak yang bersengketa:

§  Rujuk: Merupakan suatu usaha pendekatan dan hasrat untuk kerja-sama dan menjalani hubungan yang lebih baik, demi kepentingan bersama.

§  Persuasi: Usaha mengubah posisi pihak lain, dengan menunjukkan kerugian yang mungkin timbul, dengan bukti faktual serta dengan menunjukkan bahwa usul kita menguntungkan dan konsisten dengan norma dan standar keadilan yang berlaku.

§  Tawar-menawar: Suatu penyelesaian yang dapat diterima kedua pihak, dengan saling mempertukarkan konsesi yang dapat diterima. Dalam cara ini dapat digunakan komunikasi tidak langsung, tanpa mengemukakan janji secara eksplisit.

§  Pemecahan masalah terpadu: Usaha menyelesaikan masalah dengan memadukan kebutuhan kedua pihak. Proses pertukaran informasi, fakta, perasaan, dan kebutuhan berlangsung secara terbuka dan jujur. Menimbulkan rasa saling percaya dengan merumuskan alternatif pemecahan secara bersama de¬ngan keuntungan yang berimbang bagi kedua pihak.

§  Penarikan diri: Suatu penyelesaian masalah, yaitu salah satu atau kedua pihak menarik diri dari hubungan. Cara ini efektif apabila dalam tugas kedua pihak tidak perlu berinteraksi dan tidak efektif apabila tugas saling bergantung satu sama lain.

§  Pemaksaan dan penekanan: Cara ini memaksa dan menekan pihak lain agar menyerah; akan lebih efektif bila salah satu pihak mempunyai wewenang formal atas pihak lain. Apabila tidak terdapat perbedaan wewenang, dapat dipergunakan ancaman atau bentuk-bentuk intimidasi lainnya. Cara ini sering kurang efektif karena salah satu pihak hams mengalah dan menyerah secara terpaksa.

2.      Intervensi (campur tangan) pihak ketiga:

Apabila fihak yang bersengketa tidak bersedia berunding atau usaha kedua pihak menemui jalan buntu, maka pihak ketiga dapat dilibatkan dalam penyelesaian konflik.

§  Arbitrase (arbitration): Pihak ketiga mendengarkan keluhan kedua pihak dan berfungsi sebagai “hakim” yang mencari pemecahan mengikat. Cara ini mungkin tidak menguntungkan kedua pihak secara sama, tetapi dianggap lebih baik daripada terjadi muncul perilaku saling agresi atau tindakan destruktif.

§  Penengahan (mediation): Menggunakan mediator yang diundang untuk menengahi sengketa. Mediator dapat membantu mengumpulkan fakta, menjalin komunikasi yang terputus, menjernihkan dan memperjelas masalah serta mela-pangkan jalan untuk pemecahan masalah secara terpadu. Efektivitas penengahan tergantung juga pada bakat dan ciri perilaku mediator.

§  Konsultasi: Tujuannya untuk memperbaiki hubungan antar kedua pihak serta mengembangkan kemampuan mereka sendiri untuk menyelesaikan konflik. Konsultan tidak mempunyai wewenang untuk memutuskan dan tidak berusaha untuk menengahi. la menggunakan berbagai teknik untuk meningkatkan persepsi dan kesadaran bahwa tingkah laku kedua pihak terganggu dan tidak berfungsi, sehingga menghambat proses penyelesaian masalah yang menjadi pokok sengketa.

ü  Hal-hal yang Perlu Diperhatikan Dalam Mengatasi Konflik:

1.      Ciptakan sistem dan pelaksanaan komunikasi yang efektif.

2.      Cegahlah konflik yang destruktif sebelum terjadi.

3.      Tetapkan peraturan dan prosedur yang baku terutama yang menyangkut hak karyawan.

4.      Atasan mempunyai peranan penting dalam menyelesaikan konflik yang muncul.

5.      Ciptakanlah iklim dan suasana kerja yang harmonis.

6.      Bentuklah team work dan kerja-sama yang baik antar kelompok/ unit kerja.

7.      Semua pihak hendaknya sadar bahwa semua unit/eselon merupakan mata rantai organisasi yang saling mendukung, jangan ada yang merasa paling hebat.

8.      Bina dan kembangkan rasa solidaritas, toleransi, dan saling pengertian antar unit/departemen/ eselon.

7.      Pengertian Organisasi

Pada tanggal 20 Juli 1969, austronot Neil Armstrong telah berhasil menjejakkan kakinya di bulan, hal ini menunjukan kemampuan pengorganisasian yang luar biasa. Sukses mengorganisasi orang dan sumber untuk mencapai tujuan yang spesifik.

Apakah yang Dimaksud dengan Organisasi

Menurut Boone dan Kurtz, organisasi didefinisikan sebagai berikut :

Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan.

Definisi organisasi itu mencakup tiga elemen pokok, yaitu :

1.      Interaksi manusia,

2. Kegiatan mengarah pada tujuan,
3. Struktur.

Berdasarkan batasan organisasi, defenisi organisasi adalah sebagai berikut:

ü  Dalam arti badan, organisasi adalah sekelompok orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu.

ü  Dalam arti bagan, organisasi adalah gambaran skematis tentang hubungan kerja sama antara orang-orang yang terdapat dalam suatu badan untuk mencapai suatu tujuan.

ü  Dalam arti dinamis, organisasi adalah suatu proses penetapan dan pembagian pekerjaan, pembatasan tugas dan tanggung jawab , serta penetapan hubungan antara unsure-unsur organisasi sehingga memungkinkan orang yang bekerja sama secara efektif untuk mencapai tujuan.

8.      Langkah-Langkah Dalam Mengorganisasi

Fungsi mengorganisasikan kegiatan perusahaan ada dua tindakan, yaitu:

1.      Menentukan struktur organisasi perusahaan dengan tujuan yang ingin dicapai dan juga sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai dan juga sesuai denganumber-sumber daya yang dimiliki.

2.      Menentukan wewenang, tugas, dan tanggung jawab setiap orang yang bekerja di perusahaan, terutama pada managernya.

Ada 2 hal yang harus diperhatikan sebelum menganalisis fungsi pengorganosasian, yaitu:

1.      Perbedaan antara organisasi dan mengorganisasi

Pada dasarnya organisasi meliputi tiga unsur, yaitu terdiri dari sekumpulan orang, bersepakat bergabung dalam satu kelompok, dan bersepakat untuk mencapai tujuan tertentu.

Kesepakatan bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu haruslah diimplementasikan dalam bentuk menciptakan suatu struktur organisasi dimana setiap anggota organisasi akan ditempatkan dan wewenang serta tugasnya ditentukan.

Dalam kegiatan pengorganisasian perusahaan ada 2 hal yang harus dipertimbangkan:

ü  Merangka spesialisasi kerja

Dalam merangka spesialisasi kerja akan ditentukan pekerjaan setiap orang pada organisasi. Langkah-langkah yang dilakukan dalam merangka spesialisasi kerja ini dinamakan job spesialization – menentukan pembagian kerja. Setiap perusahaan yang menggunakan banyak tenaga kerja harus melakukan spesialisasi dalam pekerjaan. Hal ini sangat penting dalam meningkatkan efisiensi.

ü  Melaksanakan Departementalisasi beberapa

Cara yang lebih baik dilakukan adalah mengelompokkan para pekerja tersebut kepada beberapa unit atau kumpulan, menunjuk pimpinan atau manager untuk setiap unit, dan mengatur serta mengawasi pekerjaan para pekerja melalui pimpinan kelompok yang ditunjuk. Tindakan pimpinan perusahaan ini dinamakan melaksanakan departementalisasi.

Beberapa Alternatif Departementalisasi

• Departementalisasi secara fungsional

            Kebanyakan perusahaan menggunakan cara ini sebagai langkah pertama dalam mengelompokkan pekerjaannya. Pembagian secara ini biasanya diliputi pembagian dalam departemen berikut: produksi, pemasaran dan penjualan, akunting dan keuangan, dan SDM.

• Departementalisasi secara proses produksi

            Di dalam industri yang sangat besar, kegiatannya seperti memproduksi berbagai jenis barang. Dalam perusahaan seperti ini departementalisasi juga dilakukan berdasarkan jenis barang yang diproduksikan.

• Departementalisasi menurut kebutuhan konsumen

            Departementalisasi seperti ini biasanya dilakukan oleh perusahaan-perusahaan yang dikenal dengan istilah department store. Maksudnya adalah membedakan barang yang dijual berdasarkan jenis barangb dalam satu unit pertokoan yang besar.

• Departementalisasi secara geografis

            Perusahaan angkutan dan kurir selalu membedakan unit pelayanan kepada masyarakat menjadi departementalisasi berdasarkan letak geografis yaitu cabang di Medan, Surabaya, Jakarta dll.

2.      Langkah-langkah untuk Mengorganisasi

Proses pengorganisasian meliputi langkah-langkah berikut:

• Perencanaan Organisasi

            Langkah pertama dari pengorganisasian dimulai dengan perencanaan atau lebih tepatnya mengacu pada perencanaan organisasi. Perencanaan ini dapat membantu organisasi dalam mencapai tujuannya. Tahap pertama ini dapat menentukan besarnya sumberdaya yang harus dipersiapkan dalam menjalankan rencana tersebut.

• Penuntuan Tugas dan subtugas

            Langkah ini lebih ditekankan pada penentuan tugas atau pekerjaan apa saja yang akan dilaksanakan.

• Menentukan Pegawai

            Langkah ini adalah langkah dimana mempersiapkan sumberdaya untuk memenuhi kebutuha-kebutuhan subtugas atau pekerjaan yang tersedia.

• Evaluasi

            Langkah ini bertujuan mengevaluasi hasil yang telah dicapai, maksudnya adalah untuk mendapatkan masukan guna melihat kebaikan strategi ini dalam penerapannya di pekerjaan.

9.      Organisasi Formal dan Informal

ü  Organisasi Formal

Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggungjawaban yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakkan. Organisasi formal menghadirkan otoritas yang tegas dan hubungan structural di dalam sebuah perusahaan. Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal :

§  Wewenang

§  Tanggung jawab

§  Pertanggungjawaban

§  Delegasi

§  Koordinasi

ü  Organisasi Informal

Organisasi Informal adalah salah satu jaringan hubungan pribadi dan social yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal. Organisasi Informal menghadirkan interaksi dan hubungan antarpekerjaan, serta membentuk suatu pola yang tidak secara resmi diciptakan atau diatur oleh managemen. Komunikasi yang terjadi dalam organisasi informal berjalan dengan cepat dari mulut ke mulut. System komunikasi ini disebut system tanaman rambat.

Dalam kelompok kerja terdapat tiga kategori karyawan, yaitu :

• Anggota-anggota kelompok dalam (inner group)
• Anggota-anggota kelompok pinggir (fringe group)
• Anggota-anggota kelompok luar (out group)

10.        Menyusun dan Menentukan Struktur Organisasi

Bagan khusus dari hubungan antara kegiatan usaha dan sumberdaya yang ada didalam organisasi disertai dengan tugas-tugas yang mereka jalankan, dinamakan struktur organisasi. Struktur organisasi berfungsi sebagai alat untuk membimbing kea rah efisiensi dalam penggunaan pekerja dan seluruh sumberdaya yang dibutuhkan dalam meraih tujuan organisasi.

ü  Definisi Struktur Organisasi

Dalam proses pengorganisasian, seorang manager akan membangun struktur kerja yang mensinergikan kegiatan seluruh pekerja, jenis-jenis pekerjaan, dan segala sumberdaya yang dimiliki perusahaan. Struktur kerja tersebut biasanya dinamakan dengan struktur organisasi.

           

ü  Bentuk-bentuk Struktur Organisasi

            Terdapat tiga jenis utama organisasi yang diklasifikasikan menurut sifat hubungan kewenangan di dalam struktur organisasi.

• Bentuk Organisasi Garis

Bentuk ini merupakan nbentuk organisasi paling tua dan paling sederhana. Bentuk organisasi diciptakan oleh Henry Fayol. Biasa juga disebut dengan organisasi militer dimana cirinya adalah struktur organisasi ini relatif kecil, jumlah karyawan yang relatif sedikit, saling kenal, dan spesialisai kerja yang belum begitu rumit dan tinggi.

Kebaikannya :

1.      Kesatuan komado terjamin baik karena pimpinan berada pada satu tangan.

2.      Proses pengambilan keputusan berjalan dengan cepat karena jumlah orang yang diajak berkonsultasi masih sedikit.

3.      Rasa solidaritas dianatara karyawan umumnya tinggi karena saling mengenal.

Keburukannya :

1.      Seluruh organisasi tergantung pada satu pimpinan (satu orang) dimana bila pimpinan tersebut berhalangan maka organisasi tersebut akan mandek atau hancur.

2.      Ada kecenderungan pimpinan bertindak secara otokratis.

3.      Kesempatan karyawan untuk berkembang terbatas.

• Bentuk Organisasi Garis dan Staff

Bentuk ini umumnya dianut oleh organisasi besar, daerah kerja yang luas, mempunyai bidang tugas yang beraneka dan rumit serta jumlah karyawan yang banyak. Bentuk ini diciptakan oleh Harrington Emerson.

Kebaikannya :

1.      Dapat digunakan pada setiap organisasi yang besar, apapun tujuannya, luas organisasinya,dan kompleksitas susunan organisasinya.

2.      Pengambilan keputusan lebih mudah karena adanya dukungan dari staf ahli.

3.      Perwujudan “the right man in the right place”lebih mudah terlaksana.

Keburukannya :

1.      Sesama karyawan dapat terjadi tidak saling mengenal, solidaritas sulit terbangun

2.      Karena susunan organisasinya yang koompleksitas, maka kesulitannya adalah dalam bidang koordinasi antar divisi atau departemen.

• Bentuk Organisasi matriks

            Srtuktur organisasi ini mulai diperkenalkan oleh industry antariksa di Amerika Serikat. Organisasi matriks adalah suatu desain structural yang menugaskan para spesialis dari berbagai departemen fungsional untuk bekerja pada suatu proyek atau lebih yang dipimpin oleh seorang manager.

Kebaikannya:

1.      Fleksibilitas

2.      Sangat berfokus pada masalah tertentu atau masalah teknis yang unik

3.      Memungkinkan inovasi tanpa menggangu struktur organisasi regular

Keburukannya:

1.      Masalah potensial mengenai akuntabilitas karena adanya lebih dari satu atasan.

2.      Kesulitan potensial dalam membentuk tim yang sulit karena karyawan direkrut dari beragam departemen

3.      Berpotensi menimbulkan konflik antara manajer proyek dan manajer departemen lainnya.

ü  Perubahan Struktur Organisasi Dan Masalahnya

§  Kebutuhan untuk Melakukan Perubahan

            Banyak unsur yang bekerja sama dalam menentukan struktur organisasi. Yang paling utama adalah tujuan, misi, dan strategi organisasi. Perusahaan yang berkembang pesat dan dinamis, misalnya, mencapai  posisi itu akibat tujuan dan keberhasilan strategi dalam meraihnya. Organisasi yang stabil dengan pertumbuhan sedang tentu akan berfungsi dengan baik dalam struktur yang berbeda, yaitu berubah sesuai dengan perubahan kegiatan yang berlaku.

            Ukuran perusahaan, teknologi, dan perubahan kondisi lingkungan juga dapat mempengaruhi struktur organisasi. Suatu perusahaan besar yang beroperasi dalam suasana persaingan ketat, membutuhkan struktur yang sangat jauh berbeda bila dibandingkan dengan perusahaan kecil.

            Perubahan-perubahan pada struktur organisasi dapat berimplikasi pada semangat kerja karyawan, dapat berarti positif ataupun negative. Hasil dari perubahan dapat membuat para pekerja kehilangan jabatan, menghilangkan rekan kerja dalam sebuah tim yang solid, atau kehilangan pekerjaan.

• Mengubah Struktur Organisasi

            Perubahan struktur organisasi dapat terjadi dikarenakan kebutuhan konsumen yang berubah, perubahan latar belakang pendidikan para pekerja, dan terjadinya perubahan-prubahan tekhnologi. Jika perubahan yang demikian berlaku, perusahaan harus menanggapinya. Produk yang sudah ada harus dimodifikasi atau di desain ulang untuk menghadapi perubahan kebutuhan konsumen.

• Strategi dan struktur Organisasi

Struktur organisasi merupakan sarana yang dapat monolong para manager untuk mencapai sasaran mereka. Langkah dalam membuat struktur organisasi harus mengacu pada rencana dan tujuan organisasi. Hal ini dapat berimplikasi pada struktur organisasi, dimana struktur organisasi harus mampu menerjemahkan strategi perusahaan yang sudah dirancang.

• Tekhnologi dan Struktur Organisasi

            Untuk mencapai sasarannya, organisasi itu menggunakan peralatan, bahan-bahan, pengetahuan, atau orang-orang yang berpengalaman dan menggabungkannya menjadi jenis dan pola tertentu. Dari studi-studi hubungan teknologi dan struktur organisasi, umumnya berbagai studi memperlihatkan bahwa struktur organisasi akan menyesuaikan diri dengan tekhnologi yang mereka miliki. Pada umumya, semakin rutin tekhnologi tersebut, struktur organisasi dapat lebih dibakukan.

• Ketidakpastian Lingkungan dan Struktur Organisasi

            Jika ketidakpastian mengancam efektivitas sebuah organisasi, para manajer harus mengantisipasi hal tersebut. Salah satu cara mengantisipasian lingkungan adalah melalui penyesuaian dalam struktur organisasi. Kaitan antara lingkungan dan struktur organisasi membantu menjelaskan mengapa begitu banyak manajer melakukan restrukturisasi terhadap organisasi mereka agar ramping, gesit, dan luwes.

ü  Langkah-langkah dalam Membuat Perubahan

1.      Managemen harus mengkomunikasikan secara terbuka rencana perubahan, para pekerja butuh waktu untuk menilai rencana perubahan tersebut.

2.      Managemen harus member pemahaman kepada para pekerja sehingga mereka memiliki persepsi yang sama terhadap rencana perubahan tersebut. Atau managemen dapat mengikutsertakan mereka pada proses perubahan tersebut.

3.      Managemen harus menunjukkan kepada para pekerja bahwa perubahan ini merupakan hal yang positif dan seterusnya memberikan pandangan pada mereka tentang hasil yang akan dicapai dengan adanya perubahan-perubahan tersebut.

4.      Managemen harus melakukan proses sosialisasi perubahan tersebut dalam jangka waktu tertentu, sehingga situasi kerja tidak terganggu.

11.        Mengelola Organisasi Perusahaan

Para manager harus secara eksplisit menetapkan hubungan antara berbagai posisi atau jabatan sehingga setiap orang akan mengetahiu siapa yang bertanggung jawab pada berbagai keputusan dan operasi. Tujuannya adalah untuk mengetahui bagaimana menyusun dan menstabilisasikan kerangka kerja organisasi sehingga setiap orang dapat bekerja bersama-sama dalam mencapai tujuan organisasi.

ü  Hirarki Pengambilan Keputusan

            Pada umumnya, perkembangan hirarki dihasilkan dari proses tiga tahap:

1.      Menetapkan pihak-pihak yang dapat membuat keputusan dan dapat membuat perincian tentang bagaimana seharusnya tugas itu akan dilaksanakan.

2.      Melakukan tugas-tugas mengimplementasikan keputusan yang telah diambil.

3.      Mendiskusikan wewenang: menentukan apakah organisasi akan menjadi tersentralisasi atau terdesentralisasi.

ü  Arti dari Pendelegasian Wewenang

            Wewenang mengacu pada hak-hak yang melekat dalam sebuah posisi managerial untuk memberi perintah dan mengharapkan perintah-perintah tersebut ditaati. Untuk mempermudah mengambil keputusan, organisasi memberikan tugas kepada setiap posisi manajerial, berikut dengan kadar wewenang tertentu guna memenuhi tanggung jawab.

            Pendelegasian wewenang kepada karyawan merupakan program yang penting dalam usaha organisasi mencapai tujuannya. Para menajer puncak mempromosikan tujuan ini dengan member karyawan kewenangan dan tanggung jawab dalam membuat keputusan tentang pekerjaannya tanpa persetujuan dan pengendalian manajerial tradisional.

            Pemberian kewenangan memberikan kekuatan berfikir kepada semua pihak yang menerimanya untuk mencari cara memperbaiki pekerjaan mereka serta melaksanakan ide-ide yang mereka miliki. Pemberian kewenangan kepada karyawan membebaskan manager dari tugas memotivasi para pekerja dengan menambah tantangan terhadap pekerjaannya dan menumbuhkan rasa memiliki.

ü  Sentralisasi dan Desentralisasi

            Istilah sentralisasi mengacu pada derajat tingkat pengambilan keputusan, yang dipusatkan di puncak suatu organisasi. Sementara, istilah desentralisasi mengacu pada memberi otoritas keputusan ke personel kepada tingkat yang lebih rendah.

            Suatu organisasi yang didesentralisasi, tindakan dapat diambil cepat untuk memecahkan permasalahan, lebih banyak orang memberikan masukan kedalam keputusan, dan karyawan tidak merasa diasingkan dari mereka yang membuat keputusan yang mempengaruhi terus pekerjaan mereka.

            Kecendrungan perusahaan kearah desentralisasi mencerminkan kebutuhan perusahaan terhadap keterburukan dan lebih mendengarkan masukan pekerjanya. Desentralisasi memberikan kesempatan kepada perusahaan untuk menangani masalah dengan cepat, yaitu dengan melibatkan partisipasi seluruh pekerjanya.

ü  Wewenang dan Tanggung Jawab

            Dalam sebuah organisasi, tanggung jawab dan wewenag harus jelas. Tanggung jawab adalah kewajiban yang dipikul oleh yang diberi tugas dan wewenang adalah kekuasaan mengambil keputusan yang diperlukan untuk menyelesaikan tugas tersebut.

            Ringkasan kegiatan-kegiatan yang ada biasanya terdapat di dalam pernyataan-pernyataan formal yang dikatakan sebagai deskripsi kerja. Aktivitas-aktivitas kerja merupakan tanda bagi managemen untuk mendorong mencapai tujuannya.

ü  Pendelegasian dan Akuntabilitas

            Masalah akan timbul jika tingkatan tanggung jawab dan wewenang yang sesuai tidak secara jelas dijabarkan dalam hubungan kerja antara manager dan bawahannya. Persoalan disini menyangkut delegasi dan akuntabilitas. Pendelegasian dimulai ketika seorang memberikan suatu tugas kepada bawahannya. Akuntabilitas muncul pada ketika tugas tersebut berpindah tangan ke bawahnya dan tugas tersebut harus diselaikannya.

12.        Rentang Kendali atau Rentang Managemen

            Rentang kendali atau rentang managemen menerngkan tentang banyaknya jumlah bawahan yang berada dalam pengawasan seorang manajer. Konsep ini mengacu pada berapa banyak anak buah yang dapat diawasi secara efektif dan efisien oleh seorang manager.

            Kecendrungan tentang managemen diperbesar atau diperlebar, dimaksudkan untuk meningkatkan tanggung jawab pengambilan keputusan ditangan para pekerja. Konsekuensi dari melebarnya rentang managemen adalah biaya yang dikeluarkan lebih besar karena lebih banyak gaji dan fasilitas untuk manager yang harus dikeluarkan. Konsep pelebaran rentang managemen akan menjadi optimal jika pendapatan perusahaan meningkat jauh lebih besar dibandingkan dengan biaya gaji dan fasilitas harus dikeluarkan untuk para manager.

ü  Faktor yang Menentukan Rentang manajemen

            Dalam sebuah struktur organisasi datar atau horizontal, jumlah orang dikelola oleh satu penyedia atau supervisor biasanya luas. Dalam organisasi tinggi atau vertical, jangkauan pengawasan cenderung lebih sempit. Walaupun demikian, ada beerapa factor yang mempengaruhi rentang kendali dan perusahaan. Bentuk rentang manajemen tergantung pada factor tersebut. Contoh-contohnya adalah: keahlian karyawan dan keahlian manajemen, kesamaan dan kesederhanaan tugas dan seberapa jauh tugas tersebut saling ketergantungan.

ü  Organisasi Tinggi dan Datar

            Perusahaan yang terdesentralisasi dengan lebih sedikit lapisan manajemennya, cendrung mencerminkan struktur organisasidatar atau horizontal. Sementara untuk perusahaan yang memiliki kewenangan sentralisasi, biasanya memerlukan beberapa lapisan manajemen dan dengan demikian akan menjadi struktur organisasi tinggi atau vertical.

            Pada waktu organisasi menjadi besar, biasanya strukturnya akan menjadi tinggi. Artinya ketika perusahaan berkembang, semakin banyak lapisan manajemen yang diperlukan. Aakn tetapi seorang manajer harus memiliki kemampuan menentukan berapa banyak lapisan manajemen yang dibutuhkan. Apabila terlalu sedikit lapisan manajemen dapat menimbulkan ketidakefisienan. Akan tetapi sebaliknya, jika terlalu banyak lapisan manajemen akan menciptakan kekacauan dan birokrasi.

                                       

DAFTAR PUSTAKA

1. Allen, Louis A. Management and Organisasi. Tokyo : McGraw-Hill Kogakusha Ltd, 1972.
2. Dharmmesta, Basu Swastha. Azas-azas Manajemen Modern. Yogyakarta : Penerbit Liberty, 1984.
3. Kogan, Irving Smith, Business Organization. New York Alexander Hamilton Istitute, 1968.
4. Koont, Harold : O’Donnell, Cryil; and Weihrich, Heins Management,7^th ed. Auckland : McDraw-Hill International Book Company, 1980.
5. Leeds, C.A. and Stainton, R.S. Management and Business Studies, London : Macdonald & Evans Ltd, 1974.
6. Newman, William H. and Jones. Strategy, Policy and Control Management, 6^th ed. Cincinati : South-WesternPublishing Co, 1971.
7. Baker, James C. International finance : Management, Market, and Institutions, New Jersey : Prentice Hall, 1998.
8. Schroeder, Roger G. Operation Management: contemporary concepts and cases, Boston : McGraw Hill, 2000.
9. Robbins, Stephen P. Organizational Behavior : concept, controversies, applications, 8^th edition, London : Prentice Hall, 1998.
10. Phillip Kotler, Marketing MangementAnalysis, Planning Implementation and control, 10^th Edition, Prentice Hall Inc, Englewood Clipts New Jersey, 2000.
11. Majalah Eksekutif Edisi Februari 1987.
12. www.Yahoo.com
13. www.google.com