Sumber dan Pengelolaan Data Informasi

BAB I

PENDAHULUAN

            Dalam organisasi banyak kita lihat manfaat suatu sistem informasi bila digunakan sebaik mungkin. Peranan manajemenlah yang menuntut penyebaran dan penggunaan sumber-sumber yang efesien untuk mencapai suatu tujuan. Dengan demikian, akan membantu fungsi menajemen dengan diterimanya suatu informasi dengan cepat dan tepat. Maka diperlukan sistem informasi manajemen yang baik untuk mendukung tujuan organisasi.

Dalam suatu perusahaan tidak akan terlepas dari berbagai macam masalah yang ada di dalam organisasi, dan di dalam suatu perusahaan perubahan sering sekali timbul, sehingga perubahan ini sering sekali menjadi hambatan bagi manajer, akibatnya akan menimbulkan masalah. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem informasi manajemen untuk mendukung manajer dalam mengatasi masalah-masalah tersebut. Sistem informasi tidak hanya memproses data menjadi informasi tetapi juga menyalurkan informasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan.

            Informasi dapat diibaratkan sebagai darah yang mengalir di dalam  tubuh manusia, seperti halnya informasi di dalam sebuah perusahaan yang sangat penting untuk mendukung kelangsungan perkembangannya, sehingga  terdapat alasan bahwa informasi sangat dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya, sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.

Dalam makalah ini, kami akan membahas sekilas mengenai sistem informasi manajemen yang dewasa ini banyak digunakan dalam sebuah perusahaan. Adapun pembahasan dalam makalah ini lebih menguraikan mengenai sumber dan pengelolaan data informasi. Dengan menyajikan paparan secara sederhana, kami berharap dapat bermanfaat.

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Sistem Informasi Manajemen

1.      Pengertian Sistem

            Beberapa defenisi yang dikemukakan para tokoh mengenai pengertian system, yaitu sebagai berikut:

·         Menurut LUDWIG VON BARTALANFY

Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antarrelasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.

·         Menurut ANATOL RAPOROT

Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.

·         Menurut L. ACKOF

Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.

·         Menurut GR. Terry

Jaringan dari beberapa prosedur yang digabung dan dibuat untuk melakukan aktifitas utama.

            Dari beberapa defenisi diatas dapat disimpulkan bahwa sistem adalah sekumpulan elemen yang masing-masing memiliki fungsi dan secara bersama-sama mencapai tujuan sistem itu. Mobil merupakan sebuah sistem, karena di dalamnya banyak elemen yang memiliki fungsi masing-masing, seperti setir untuk kendali, rem untuk memberhentikan, gas untuk menjalankan, radiator untuk pendingin, dan sebagainya, yang secara bersama-sama mencapai tujuan dari mobil yaitu sebagai alat transportasi.

      Begitu juga di perusahaan, ada bagian pemasaran, ada bagian produksi, ada bagian pembukuan, dan sebagainya yang kesemuanya bekerja untuk mencapai tujuan perusahaan itu, misalkan mendapatkan keuntungan finansial. Di setiap bagian di perusahaan tentu memiliki data dan informasi. Agar bermanfaat, data dan informasi tersebut dikelola (manajemen) guna menopang kebutuhan para manajer dalam mengendalikan perusahaannya.

      Manajer tingkat atas (top management) memiliki jenis keputusan yang bersifat strategis, manajer tingkat menengah (middle management) memiliki keputusan yang bersifat taktis, dan manajer tingkat bawah (lower management) memiliki keputusan yang bersifat  operasional, semuanya membutuhkan data dan informasi.

2.      Pengertian Data

Kata “data” berasal dari bahasa Yunani “datum” yang berarti fakta, dan di dalam kamus bahasa Inggris ditulis dengan “data”. “Data” yang digunakan dalam bahasa Indonesia berasal dari bahasa Inggris tersebut, tetapi harus diingat, “data” dalam bahasa Inggris sudah bersifat majemuk, karena tidak ada kata “datas” dalam bahasa Inggris. Sehingga tidaklah tepat bila kita menuliskan kata data yang dimajemukkan, seperti data-data, kumpulan data, dan sejenisnya.

Ir.Fathansyah, dalam bukunya “Basis Data”, menyatakan bahwa data adalah representasi dunia nyata yang mewakili suatu obyek seperti manusia yang direkam dalam bentuk angka, huruf symbol, teks, gambar, bunyi atau kombinasinya.

Berikut ini beberapa defenisi data sebagai berikut:

·         Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadian yang kita hadapi  (data is the description of things and events that we face).

·          Data bisnis (business data) adalah deskripsi organisasi tentang sesuatu  (resources) dan kejadian (transactions) yang terjadi (business data is an organization's description of things (resources)  and events (transactions) that it faces).

·         Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat  tertentu. Sebagai contoh, dalam dunia bisnis kejadian-kejadian nyata  yang sering terjadi adalah perubahan dari suatu nilai yang disebut  dengan transaksi. Misalnya penjualan adalah transaksi perubahan nilai  barang menjadi nilai uang atau nilai piutang dagang. Kesatuan nyata (fact and entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda  dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.

            Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari   bentuk tunggal data-item. Data merupakan bentuk yang belum dapat memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatu  model yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan  informasi. Hal tersebut dapat dilihat dalam contoh kasus sebagai berikut ; didalam kegiatan suatu perusahaan, dari  hasil transaksi penjualan oleh sejumlah salesman, dihasilkan sejumlah faktor-faktor yang merupakan data dari penjualan pada suatu periode tertentu.

            Faktur-faktur penjualan tersebut masih belum dapat memberikan informasi yang baik bagi manajemen. Untuk pengambilan keputusan bagi manajemen, maka faktur-faktur tersebut harus diolah lebih lanjut untuk menjadi suatu informasi. Sesudah diolah, akan dapat diperoleh informasi, antara lain mengenai :

a.       Laporan penjualan-penjualan setiap salesman, yang berfungsi untuk memberikan besarnya komisi dan bonus.

b.       Laporan penjualan setiap daerah, yang berfungsi untuk pelaksanaan promosi dan periklanan.

c.       Laporan penjualan setiap jenis barang, yang berfungsi untuk mengontrol  persediaan barang dan untuk mengevaluasi barang yang tidak atau kurang laku terjual.

            Beberapa pengertian diatas dapat kita simpulkan data merupakan bahan mentah yang disiapkan selama proses yang telah ditentukan. Misal data Mahasisiwa aktif, data mahasiswa aktif, dan mahasiswa cuti, biaya spp dan lain-lain. Informasi merupakan hasil proses data yang disajikan dan dimanfaatkan oleh pihak yang berkempentingan. Misal  Laporan Heresgistrasi yang berguna bagi bagian PUSKOM dan akademik untuk bahan Laporan kepada pimpinan terkait seperti kabiro akademik untuk mengetahui jumlah pemasukan keuangan dari pembbayaran herregristrasi mahasiswa.

3.      Pengertian Informasi

      Informasi merupakan salah satu sumber utama dari perusahaan dan dapat dikelola seperti halnya sumber lain. Informasi diartikan sebagai data atau fakta yang telah diproses sedemikian rupa.

Informasi dapat memperkaya penyajian dan mengungkapkan sesuatu yang penerimanya tidak menyangka. Di samping itu informasi dapat mengurangi ketidakpastian serta mempunyai nilai dalam keputusan karena dengan adanya informasi kita dapat memilih tindakan-tindakan dengan resiko yang paling kecil.

            Untuk menghasilkan kebijaksanaan dan keputusan yang baik diperlukan pengolahan data menjadi informasi yang relevan dengan masalah perusahaan yang sedang dihadapi. Dengan demikian data itu merupakan bahan mentah yang harus diproses lebih dahulu baru kemudian dapat digunakan. Data tidak akan dapat bercerita tentang suatu persoalan apabila tidak diolah terlebih dahulu. Sedangkan informasi itu sendiri adalah data yang telah diproses dan berperan untuk mengurangi sifat ketidakpastian tentang situasi yang dihadapi yang berguna bagi pengambilan keputusan yang tepat.

            Dalam pemakaian sehari-hari, informasi sering diartikan data. Dalam raung lingkup sistem informasi manajemen kedua hal tersebut berbeda walaupun hubungan keduanya sangat erat. Apabila dianalogkan dengan proses produksi, data adalah bahan baku yang setelah mengalami proses keluar menjadi bahan baru, yaitu informasi. Informasi merupakan data atau fakta yang telah diproses sedemikian rupa, sehingga berubah bentuknya menjadi informasi.

            Informasi dewasa ini sudah dimasukkan kepada golongan faktor produksi yang strategis dan dapat berfungsi sebagai penyokong efektivitas pengambilan keputusan oleh manajemen dan efektivitas fungsi-fungsi di dalam perusahaan. Menurut Davis (2002) pengertian informasi adalah: “Data yang telah diolah menjadi bentuk yang berarti bagi yang menerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini dan saat mendatang”.

      Informasi yang baik adalah informasi yang diberikan sesuai dengan kebutuhannya, baik pada kelengkapan materinya, waktu pemberian informasinya, keakuratan datanya, dan sebagainya. Misalkan saja, manajer pemasaran membutuhkan informasi mengenai kondisi pasar, kondisi pesaing, kondisi ekonomi makro, kekuatan perusahaan, kemampuan finansial perusahaan, dan sebagainya.

            Agar informasi dapat dilakukan secara cepat dan akurat, maka pada masa kini, tak ada pilihan lain selain memanfaatkan komputer yang di dalamnya dibentuk sistem basis data. SIM adalah kerjasama yang harmonis antara manusia dan mesin (komputer). Sedapat mungkin semua alat-alat kantor dibuat berangkaian dengan komputer (office automation), misalkan pemanfaatan e-mail, tele- conference, e-voice, internet, facs, dan sebagainya.

Menurut Davis (2002) di dalam proses transformasi data untuk menjadi informasi diperlukan langkah-langkah sebagai berikut:

a.       Pengumpulan (capturing), merupakan data dengan penelitian, pemeriksaan, keterangan-keterangan yang masih merupakan data atau fakta. Oleh karena data atau fakta itu sifatnya masih baku belumlah disebut informasi.

b.      Memilih (verifying), adalah melihat data atau fakta yang dikumpulkan itu benar-benar diambil dari lapangan atau direka-reka saja. Setelah ada keyakinan bahwa data tersebut benar, maka barulah diolah menjadi informasi.

c.       Pengelompokan/penggolongan (classifying), adalah mengelompokkan data yang telah dikumpulkan sesuai dengan keinginan yang memerlukan data.

d.      Penyusunan (sorting), adalah menempatkan unsur-unsur data dalam urutan-urutan atau rangkaian khusus disesuaikan dengan kebutuhan sipemakai.

e.        Menyingkat/meringkas (summarizing), adalah data yang telah dikumpulkan tersebut dibedakan pengelompokannya untuk diringkas dan disusun menjadi lebih singkat.

4.      Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Pengertian SIM dikemukakan oleh beberapa tokoh seperti:

Ø  Mcleod dan Schell (2001) sebagai berukut : “SIM merupakan sistem yang berbasis komputer, jaringan lainnya yang dapat menyediakan informasi bagi beberapa pemakai guna mendukung fungsi-fungsi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan”.

Ø  Syamsi (2000) menyatakan bahwa sistem informasi manajemen (SIM) merupakan jaringan informasi yang dibutuhkan pimpinan dalam menjalankan tugasnya, terutama dalam mengambil keputusan.

Ø  Amsyah (1997) menyatakan bahwa: “SIM merupakan cara-cara mengelola pekerjaan informasi dengan mengunakan pendekatan sistem yang berdasarkan pada prinsip-prinsip manajemen”.

Ø  George. (1999) menyatakan bahwa: “SIM adalah serangkaian subsistem informasi yang menyeluruh dan terkoordinasi dan secara rasional terpadu yang mampu mentransformasikan data sehingga menjadi informasi lewat serangkaian cara guna meningkatkan produktivitas yang sesuai dengan gaya dan sifat manajer atas kreteria mutu yang telah ditetapkan.”

Jadi, dapat dilihat bahwa sistem informasi manajemen sangat membantu manajemen di dalam organisasi, fungsi-fungsi manajemen, pengambilan keputusan, yang berarti bahwa semua orang dalam organisasi yang berhubungan dengan manajemen bertanggung jawab atas kegiatan dan hasil perusahaan, terutama sekali bagi seorang manajer dalam mencapai suatu tujuan perusahaan.

B.     Manajemen Sumber Informasi

            Informasi merupakan salah satu sumber utama dari perusahaan dan dapat dikelola seperti halnya sumber lain. IRM (Information Resource Management) merupakan metodologi siklus hidup yang digunakan untuk menciptakan sistem yang menghasilkan informasi yang berkualitas.

            IRM adalah konsep manajemen sumber informasi yang mengenal informasi sebagai sumber organisasional utama yang harus dikelola dengan tingkat kepentingan yang sama seperti sumber organisasional dominan lain seperti orang, keuangan, peralatan dan manajemen. Adapun tipe-tipe dari sumber informasi, seperti : informasi umum, informasi dari para spesialis, para pemakai, fasilitas-fasilitas, database, software, hardware.

            Informasi merupakan salah satu sumber yang dapat menghasilkan keuntungan kompetitif. Caranya dengan memfokuskan pada pelanggan dan membangun sistem informasi yang bisa meningkatkan arus informasi antara perusahaan dan elemen lingkungannya. Adapun arus Informasi antara perusahaan dan pelanggan :

·         Informasi yang menerangkan kebutuhan produk

·         Informasi yang menerangkan penggunaan produk

·         Informasi yang menerangkan kepuasan produk

Keuntungan kompetitif dicapai apabila :

·         Terjalinnya hubungan yang baik antara elemen-elemen

·         Diperlukan arus informasi dengan semua elemen-elemen lingkungannya

·         Pentingnya efisiensi operasi internal

Pengguna Manajemen Sumber Informasi:

1.      IOS (Interorganizational Information System) IOS merupakan system informasi yang digunakan oleh lebih dari satu perusahaan yang bertugas menunjukkan para peserta bahwa dengan bekerja dalam system tersebut mereka akan memperoleh keuntungan kompetitif.

2.      CIO (Chief Information Officer) Kepala bagian Informasi turut berperan dalam pembuatan keputusan penting dalam perusahaan dan sumber laporan langsung ke eksekutif. Sebutan lain dari CIO adalah Direktur SIM atau President SIM. Tugas CIO diantaranya :

·         Mempelajari bisnis & teknologinya.

·         Menjalin kemitraan dengan unit bisnis & manajemen.

·         Fokus memperbaiki proses bisnis dasar.

·         Memperkirakan biaya sistem informasi dalam bisnis.

·         Membangun kredibilitas dengan mengirim service yang terpecaya.